Proces inicijacije IT upravljanja (ServiceDesk Plus)

Proces odobravanja - Inicijacija IT upravljanja korištenjem ServiceDesk Plus-a

Prije nabavke IT robe i/ili usluge, agencija koja učestvuje mora dobiti odobrenje od Odjeljenja za IT (DoIT). Zahtjev se može podnijeti prije izdavanja RFx-a, u skladu s utvrđenim Glavnim ugovorom ili prije potpisivanja Izjave o radu (SOW). Odobrenje se dobija podnošenjem obrasca Zahtjeva za IT nabavku, koji se može pronaći na linku na dnu stranice. Ovo odobrenje je potrebno kada je prisutan jedan ili više sljedećih faktora:

• Troškovi od 25.000 dolara ili više;
• 750 ili više sati rada u agenciji;
• Uključuje značajne probleme u vezi sa sigurnošću informacija, uključujući, ali ne ograničavajući se na osjetljivost ili povjerljivost uključenih podataka; lokaciju sistema, podatke koji će se u njemu pohraniti ili oboje; ili su uključeni podaci podložni državnim ili saveznim regulatornim zahtjevima koji regulišu sigurnost podataka, povjerljivost ili integritet; ili
• Uključuje značajne probleme kompatibilnosti, interoperabilnosti ili povezivosti.

Tekuća odobrenja nisu potrebna osim ako ne dođe do promjene u akviziciji koja rezultira povećanjem troškova od 10% ili 25.000 dolara, što god je manje, ili do promjene koja utiče na pohranu ili obradu osjetljivih podataka ili probleme s infrastrukturom. Ako agencija nije sigurna da li su ovi problemi implicirani, može se konsultovati s DoIT-om.

Za kupovine u kojima je identificiran preprodavač za pružanje robe/usluge, agencija će morati potvrdno navesti da je kontaktirano više od jednog preprodavača za ponudu. Ako više od jednog preprodavača nudi robu/uslugu, očekuje se da će agencija odabrati nižu cijenu, osim ako ne postoji dovoljan razlog za suprotno.

Nakon što je obrazac poslan i agencija koja učestvuje dobije sva odgovarajuća odobrenja od svog rukovodstva, DoIT nastoji da odgovori na zahtjev u roku od dvije sedmice.

DoIT pregleda predloženu nabavku kako bi:

• Utvrdite da li je nabavka u skladu sa zahtjevima upravljanja IT-om.
• Predložite ili savjetujte odgovarajuću metodu za nabavku.
• Utvrditi da li je nabavka neophodna i u najboljem interesu države.

Potrebne informacije na obrascu za inicijaciju IT upravljanja u ServiceDesk Plusu

• Procijenjeni trošak
• Opis nabavke
• Kako agencija namjerava nabaviti
• Koje vrste podataka će se obrađivati ili pohranjivati i gdje će se ti podaci nalaziti

Dodatne recenzije

Kada predložena nabavka ukazuje na to da će se osjetljive informacije obrađivati ili pohranjivati, potreban je dodatni pregled od strane ureda za kibernetičku sigurnost. Agencija može biti obavezna da se pridržava dodatnih standarda koje nameće Odjel sigurnosti i/ili mogu biti potrebne daljnje konsultacije sa Odjelom sigurnosti.

Svaki podnesak zahtijeva odobrenje finansijskog službenika i direktora agencije. Podnesak također pregleda analitičar Odjela za upravljanje. Ako zahtjev zahtijeva pojašnjenje, Ured može kontaktirati agenciju koja ga podnosi radi pojašnjenja putem e-pošte ili telefona. DoIT također može vratiti podnesak radi pojašnjenja u samom podnesku. DoIT mora imati dovoljno razumijevanja nabavke kako bi identificirao potencijalne sigurnosne ili infrastrukturne probleme.

Odobrenje DoIT-a može ponuditi nepredviđene okolnosti ili uslove. Ako DoIT odbije zahtjev, Ured će obavijestiti agenciju o svojim mogućnostima.

Nakon što agencija dobije odobrenje za IT akviziciju, agencija može nastaviti s procesom nabavke ili kupovine.

( Administrativni zakonik Iowe 129—10.7 (8B ) )

Kontaktirajte nas

Ako imate pitanja u vezi s procesom nabavke informacionih tehnologija, Molim nas na: ITVM@dom.iowa.gov