Processus d'approbation - Initiation Ă la gouvernance informatique avec ServiceDesk Plus
Avant de rechercher un bien et/ou un service informatique, une agence participante doit obtenir l'approbation de la Division des technologies de l'information (DoIT). La demande peut être soumise avant l'émission d'un appel d'offres, conformément à un accord-cadre établi, ou avant la rédaction d'un cahier des charges. L'approbation s'obtient en soumettant un formulaire de demande d'acquisition informatique, disponible via le lien en bas de page. Cette approbation est requise lorsqu'un ou plusieurs des facteurs suivants sont présents :
- Coûts de 25 000 $ ou plus;
- 750 heures de travail d'agence ou plus;
- Implique des préoccupations importantes en matière de sécurité de l'information, y compris, mais sans s'y limiter, la sensibilité ou la confidentialité des données concernées ; l'emplacement du système, les données à y stocker, ou les deux ; ou les données concernées sont soumises à des exigences réglementaires étatiques ou fédérales régissant la sécurité, la confidentialité ou l'intégrité des données ; ou
- Implique des problèmes importants de compatibilité, d’interopérabilité ou de connectivité.
Les approbations continues ne sont pas requises, sauf en cas de modification de l'acquisition entraînant une augmentation des coûts de 10 % ou de 25 000 $ (le montant le plus faible étant retenu), ou de modification ayant une incidence sur le stockage ou le traitement de données sensibles, ou sur des problèmes d'infrastructure. Si une agence n'est pas certaine de l'implication de ces préoccupations, elle peut consulter le Département de l'informatique et des télécommunications (DoIT).
Pour les achats pour lesquels un revendeur a été identifié pour fournir le bien/service, l'agence devra attester que plusieurs revendeurs ont été contactés pour un devis. Si plusieurs revendeurs proposent le bien/service, l'agence est tenue de choisir le prix le plus bas, sauf motif valable.
Une fois le formulaire soumis et l'agence participante ayant obtenu toutes les approbations appropriées de sa direction, le DoIT s'efforce de fournir une réponse à la demande dans un délai de 2 semaines.
Le DoIT examine le marché proposé afin de :
- Déterminer si l’approvisionnement est conforme aux exigences de gouvernance informatique.
- Proposer ou conseiller une méthode d’approvisionnement appropriée.
- Déterminer si l’approvisionnement est nécessaire et dans le meilleur intérêt de l’État.
Informations requises sur le formulaire d'initiation Ă la gouvernance informatique dans ServiceDesk Plus
- Coût estimé
- Une description de l'approvisionnement
- Comment l'agence compte procéder à l'acquisition
- Quels types de données seront traitées ou stockées, et où résideront ces données
Avis supplémentaires
Lorsque le projet d'approvisionnement prévoit le traitement ou le stockage d'informations sensibles, un examen complémentaire par le bureau de cybersécurité est requis. L'agence peut être tenue de se conformer à des normes supplémentaires imposées par la Sécurité et/ou une consultation plus approfondie avec cette dernière peut s'avérer nécessaire.
Chaque demande devra être approuvée par le responsable financier et le directeur de l'agence. Elle est également examinée par un analyste du Département de la gestion. Si la demande nécessite des éclaircissements, le Bureau peut contacter l'agence par courriel ou par téléphone. Le Département de l'informatique peut également renvoyer la demande pour clarification. Le Département de l'informatique doit avoir une connaissance suffisante du marché public afin d'identifier les problèmes potentiels de sécurité ou d'infrastructure.
L'approbation du DoIT peut ĂŞtre assortie de conditions. Si le DoIT refuse une demande, le Bureau informera l'agence des options qui s'offrent Ă elle.
Une fois que l’agence a reçu l’approbation d’une acquisition informatique, elle peut procéder au processus d’approvisionnement ou d’achat.
( Code administratif de l'Iowa r. 129—10.7 (8B ) )
Contactez-nous
Si vous avez des questions concernant le processus d'approvisionnement en technologies de l'information, S'il vous plaît nous contacter à l'adresse suivante : ITVM@dom.iowa.gov