Lean Enterprise

Lean je skup principa, metoda i alata koji poboljšavaju brzinu i efikasnost bilo kojeg procesa eliminisanjem otpada. Iako je Lean nastao u Toyotinim proizvodnim operacijama - poznatim kao Toyota proizvodni sistem - alati su uspješno primijenjeni u organizacijama u svim sektorima. Principi lean-a uključuju sljedeće:

Definišite vrijednost iz perspektive kupca.
Identifikujte tok vrijednosti iz svake porodice proizvoda/usluga.
Učinite da proizvod/usluga teče.
Isporučite kada kupac prestane s vašim poslovanjem.
Upravljajte prema savršenstvu.

Uobičajene metodologije lean-a uključuju: Kaizen, Design for Lean Sigma, mapiranje toka vrijednosti i 5s.

Kaizen

Visoko fokusiran, akciono orijentisan događaj
Jasni ciljevi,
Fokusirano na mjerenje,
Zasnovano na podacima i činjenicama,
Koristi kreativnost prije kapitala
Osnaženi tim poduzima mjere za poboljšanje određenog procesa
Novi proces je osmišljen odmah

Kaizen događaji ne traju duže od 4 i po dana (od ponedjeljka ujutro do petka ujutro). Postoji poludnevni sastanak prije događaja koji se održava dvije do šest sedmica prije događaja, te sastanci nakon 30, 60 i 90 dana, 6 mjeseci i godinu dana.

Dizajn za Lean Sigmu

Metodologija za uslugu, proizvod ili proces posade
Primjenjivo na bilo koji visokovrijedni projekat koji zahtijeva značajnu količinu novog dizajna
Snažan naglasak na obuhvatanju i razumijevanju potreba kupaca i organizacije

Mapiranje toka vrijednosti

Mapiranje mnogih procesa koji su dio opće teme ili toka vrijednosti (npr. DNR-Podzemne vode i svi programi koji rade s podzemnim vodama) s visine od 9.000 metara kako bi se pokazalo gdje postoje praznine ili preklapanja u programima i uslugama. Svaka pojedinačna mapa toka vrijednosti podrazumijevat će najviše 15 koraka. Mapiranje toka vrijednosti koristit će se kao alat za strateško planiranje i dat će agencijama plan za rad, obično 3-5 godina, ali se može koristiti i za kraće vremenske okvire, kao što je 1-3 godine.

5S

Proces i metoda za stvaranje i održavanje organiziranog, čistog i visokoučinkovitog radnog mjesta, koji:

Omogućava identifikaciju otpada
Promoviše zadovoljstvo zaposlenih
Omogućava standardne operacije
Omogućava vizuelnu kontrolu

Lean metode i alati primjenjuju se na bilo koji proces u kojem zaposlenik:

Traži informacije kako bi završio zadatak
Mora se proći kroz više petlji odlučivanja
Stalno se prekida pri pokušaju završetka zadatka
Bavi se ubrzavanjem (izvještaja, nabavki, materijala itd.)
Radi u serijama
Pronalazi posao izgubljen u "bijelom prostoru" između organizacijskih silosa
Ne znaju ono što ne znaju"

Iz knjige Lean Six Sigma za usluge, autora Michaela L. Georgea

Lean pristup prepoznaje da u većini procesa samo 5% aktivnosti dodaje vrijednost kupcu, što znači da je 95% ili neophodno, ne-vrijednosno dodavanje aktivnosti ili otpad. Jasnim definiranjem vrijednosti za određenu uslugu ili proizvod iz perspektive kupca, ne-vrijednosne aktivnosti i otpad mogu se ciljano ukloniti. Eliminiranje otpada je najveći potencijalni izvor poboljšanja performansi procesa i korisničke usluge. Nakon što se otpad identificira, procesi se redizajniraju kako bi se omogućio protok usluge, informacija ili proizvoda kroz novi proces bez prekida.

Lean pomaže organizacijama da pojednostave način obavljanja posla i eliminišu rasipanje. Korištenjem Lean alata vaša agencija može:

Eliminišite ili drastično smanjite zaostatke .
Smanjite vrijeme isporuke za više od 50%.
Smanjite složenost procesa.
Poboljšati kvalitet prijava i dosljednost pregleda ili inspekcija.
Oslobodite više vremena osoblja za "kritične" poslove .
Poboljšajte moral osoblja i transparentnost procesa.

Uobičajene uloge u lean metodologiji uključuju: viši menadžment, sponzora lean događaja, lean tim za događaje i zaposlenike u procesima.

Viši menadžment
Angažman i predanost višeg menadžmenta najvažniji su faktor dugoročnog uspjeha. Lean je pokretačka snaga od vrha prema dolje za promjenu kulture u kulturu kontinuiranog poboljšanja.

Sponzor Lean događaja
Ključna uloga sponzora tima je podrška timu, kako tokom tako i nakon događaja. Da bi se osigurao uspjeh tima, sponzor mora biti:

Strastveni - Entuzijastična podrška tima
Strateški - Korištenje aktivnosti događaja za unapređenje poslovnog cilja poboljšanjem performansi ciljanog procesa, uz istovremeno svjestan uticaja na cijeli sistem.
Predan - Angažovan od planiranja prije događaja do održavanja
Spremnost na preuzimanje rizika - Podsticanje kreativnog razmišljanja kako bi se postigli rezultati koji remete paradigme
Otvorenog uma - Utičite na tim da razvije najbolje rješenje bez uvođenja unaprijed zamišljenih ideja.

Lean tim za događaje
Od tima se očekuje da prisustvuje cijelom događaju i u potpunosti učestvuje dajući doprinos i ideje. Od tima se također očekuje da završi zadatke identificirane tokom sastanka ili zadatke koji mogu biti definirani nakon događaja. Članovi bi trebali biti međufunkcionalni. Zapamtite pravilo 1/3, 1/3, 1/3:

1/3 koji rade direktno na procesu ili su blizu njega
1/3 koji su donekle pogođeni procesom
1/3 koji nemaju znanje o procesu, tj. vanjski dionici/kupci

Idealni tim ima 12 članova, iako se po potrebi mogu smjestiti i veći timovi.

Zaposleni u procesu

Zaposlenima koji nisu direktno uključeni u tim članovi tima mogu postavljati pitanja kako bi razjasnili vašu ulogu u procesu. Članovi tima mogu posmatrati i mjeriti vrijeme zaposlenika dok završavaju korak u procesu ili razgovarati o vremenu potrebnom za dovršetak koraka. Događaji se izvode pod pretpostavkom da svi uključeni već daju sve od sebe - ali uz određenu pomoć, napori se mogu promijeniti kako bi se smanjili koraci, kašnjenja i vrijeme, bez gubitka performansi ili kvaliteta.

Proces treba biti velikog obima, svaki put slijediti iste korake i biti osnovna poslovna aktivnost. Specifični projekti trebaju se procijeniti na osnovu njihovog potencijalnog utjecaja na kupce i građane, te na internu učinkovitost ili efikasnost. Primjeri kriterija uključuju:

Problemi s finansiranjem
Pritužbe na korisničku podršku
Problemi s produktivnošću
Velika količina i/ili kritičnost