Standard upravljanja projektima

1. Pregled. Ova politika/standard utvrđuje zahtjeve za upravljanje projektima koji se primjenjuju na projekte informacionih tehnologija agencija učesnica u državi Iowa, uključujući:

1.1. Zahtijevanje dodjeljivanja i kontinuiranog korištenja voditelja projekata tokom faza planiranja, izvršenja i završetka projekta;

1.2. Utvrđivanje minimalnih kvalifikacija za one koji obavljaju funkciju voditelja projekata; i

1.3. Definiranje određenih uloga, odgovornosti, dužnosti i standarda prakse za dodijeljene voditelje projekata.

2. Svrha. Svrha ove Politike/Standarda je uspostavljanje dosljedne discipline za upravljanje IT projektima u cijeloj državnoj upravi i osiguranje uspješnog završetka projekata bez prevelikih troškova, nejasnog obima ili prekoračenja rokova.
3. Područje primjene/Primjena. Ova Politika/Standard primjenjuje se na sve agencije učesnice i sve državne službenike gore navedenog. Agencije koje ne učestvuju se podstiču da slijede ovu Politiku/Standard i druge dokumente o upravljanju IT-om preduzeća. Smatra se da su ovu Politiku/Standard usvojile sve agencije učesnice. Agencije učesnice mogu usvojiti dokumente o upravljanju kojima se dopunjuje, ali ne umanjuje ovaj Standard politike. U slučaju bilo kakvog sukoba ili nedosljednosti između ove Politike/Standarda i Dokumenta o upravljanju koji je usvojila agencija učesnica, ova Politika/Standard će imati prednost.
4. Definicije. Pojmovi napisani velikim slovom koji nisu ovdje definirani imat će isto značenje kao i odgovarajući definirani pojam u sljedećim izvorima, koji se mogu povremeno mijenjati, prema sljedećem redoslijedu prioriteta: Poglavlje 8B Zakona o Iowi, Poglavlje 129 Administrativnog zakona o Iowi; i Taksonomija dokumenata o upravljanju informacijskom tehnologijom ( Taksonomija ). Pored svih ostalih pojmova koji su ovdje posebno definirani, sljedeći pojmovi, prvenstveno preuzeti iz Instituta za upravljanje projektima ( PMI ), definirani su na sljedeći način:

4.1. Odobrenje plana označava Obrazac opravdanja koji je odobrio CIO.

4.2. Odobrenje za nastavak označava Zahtjev za nastavak koji je odobrio CIO.

4.3. Ugovor(i) o informacionoj tehnologiji ili Ugovor(i) ima isto značenje kao što mu je dato u Taksonomiji.

4.4. Projekt(i) informacionih tehnologija , IT projekt(i) ,   ili Projekt(i) ima isto značenje kao što mu je dato u Taksonomiji.

4.5. Odobrenje(a) projekta ili Odobrenje(a) označava sva potrebna odobrenja ili potpise potrebne tokom životnog ciklusa projekta kao preduvjet za prelazak na sljedeću fazu projekta, uključujući, ali ne ograničavajući se na Odobrenje za planiranje, Odobrenje za nastavak ili bilo koje drugo odobrenje ili potpis koji se inače zahtijeva od strane:

4.5.1. CIO ili Ured;

4.5.2. Svi primjenjivi IT pododbori; ili

4.5.3. Svi primjenjivi zakoni, pravila ili dokumenti o upravljanju IT-om.

4.6. Budžet projekta ili Budžet ima isto značenje kao što mu je dato u Taksonomiji.

4.7. Odobrenje(a) promjene projekta ili Odobrenje(a) promjene označava Zahtjev za promjenu koji je odobrio CIO.

4.8. Promjena(e) projekta ili Promjena(e) označava promjenu Obima, Budžeta, Vremenskog okvira, Prekretnica i/ili drugih rezultata ili resursa Projekta ili onih koji su povezani s Projektom.

4.9. Zahtjev(i) za promjenu projekta ili Zahtjev(i) za promjenu označavaju formalni zahtjev podnesen CIO-u/Uredu za promjenu projekta.

4.10. Povelja projekta ili Povelja znači dokument koji je potpisao šef Agencije učesnice koja sponzorira projekat, a koji najmanje:

4.10.1. Daje izričito ovlaštenje za nastavak Projekta;

4.10.2. Imenuje Voditelja projekta s ovlaštenjem za primjenu organizacijskih resursa na projektne aktivnosti i na druge načine provođenje i koordinaciju uspješnog završetka Projekta;

4.10.3. Opisuje očekivani opseg;

4.10.4. Identificira procijenjeni budžet; i

4.10.5. Identificira početne, procijenjene ključne prekretnice i vremenske okvire, uključujući procijenjeni datum završetka projekta.

4.11. Izvještaj o zatvaranju projekta ili Izvještaj o zatvaranju znači konačni, formalizirani izvještaj, koji najmanje sadrži:

4.11.1. Sumiranje Završenog Projekta i poređenje Završenog Projekta sa Odobrenim Obimom, Budžetom, Vremenskim okvirom i Prekretnicama, uključujući sve prethodno odobrene izmjene bilo čega od navedenog; i

4.11.2. Opis svih ključnih naučenih lekcija ili problema s kojima se susrelo tokom životnog ciklusa projekta.

4.12. Završetak projekta , Zatvaranje projekta , Završetak ,   ili Završetak znači uspješnu isporuku Projekta u skladu s Obimom, uključujući sve prethodno odobrene promjene istog. Završetak uključuje sve završne zadatke, korake, dokumentaciju, izvještaje ili prelazak na drugu aktivnost koji je završen, generiran ili potreban za službeno zatvaranje Projekta, uključujući podnošenje Izvještaja o završetku Projekta CIO-u/Uredu.

4.13. Izvršenje projekta ili Izvršenje znači, nakon što CIO primi odobrenje za nastavak, samo kao primjer, sljedeće:

4.13.1. Izvršenje bilo kojeg Ugovora ili Instrumenta za nabavku koji proizlaze iz bilo kojeg procesa nabavke završenog tokom Planiranja projekta;

4.13.2. Potpisivanje bilo kakvih instrumenata kupovine u okviru bilo kojeg prethodno postojećeg Ugovora/Ugovornih sredstava.

4.13.3. U slučaju da će se Projekat realizovati korištenjem postojećih državnih resursa dostupnih putem Ureda, u cijelosti ili djelimično, potrebno je potpisati bilo kakvu izjavu o radu ili drugi sličan dokument između Agencije učesnice i Ureda kojim se dokumentuju i formaliziraju uloge, odgovornosti i očekivanja stranaka.

4.13.4. Upravljanje, vođenje, izvršavanje i postizanje Projektnog rada; obezbjeđivanje isporučivih rezultata; i/ili obezbjeđivanje informacija o radnom učinku.

4.14. Inicijacija projekta ili Započetak znači pokretanje procesa koji može rezultirati autorizacijom novog projekta. Započetak počinje u fazi ideje/koncepcije.

4.15. Obrazac(i) za opravdanje projekta ili Obrazac(i) za opravdanje znače formalni zahtjev za odobrenje koji se podnosi CIO-u/Uredu na početku i prema kraju inicijacije projekta, ali prije planiranja projekta, u kojem se ocrtavaju poslovne potrebe za predloženi projekat.

4.16. Životni ciklus projekta ili Životni ciklus označava cijeli niz faza kroz koje projekat prolazi od početka do završetka/završetka.

4.17. Voditelj projekta označava određenu osobu koja je odgovorna za vođenje i upravljanje projektom od planiranja do završetka/završetka. Ova osoba je određena u Povelji.

4.18. Projektni miljenik(ci) ili Miljenik(ci) ima isto značenje kao što mu je dato u Taksonomiji.

4.19. Planiranje projekta ili Planiranje znači, nakon prijema odobrenja za planiranje od strane CIO-a, proces:

4.19.1. Izrada i izvršavanje Povelje;

4.19.2. Identificiranje, definiranje, procjena i dokumentiranje očekivanog opsega, budžeta, vremenskog okvira, prekretnica i drugih ciljeva, zadataka, rezultata i rizika povezanih s ili potrebnih za uspješan završetak predloženog projekta;

4.19.3. Identificiranje i dokumentiranje svih procesa nabavke koje je možda potrebno slijediti ili postojećih ugovornih sredstava koja se mogu koristiti za uspješan završetak predloženog projekta;

4.19.4. Provođenje bilo kakvih procesa nabavke i izrada bilo kakvih rezultirajućih Ugovora i/ili instrumenata nabavke koje je potrebno izvršiti;

4.19.5. Izrada bilo kakvih instrumenata za nabavku u okviru bilo kojeg prethodno postojećeg Ugovora/Ugovora koje je potrebno potpisati;

4.19.6. U slučaju da će se Projekat realizovati korištenjem postojećih državnih resursa dostupnih putem Ureda, u cijelosti ili djelimično, sastavljanje bilo kakvog izvještaja o radu ili drugog sličnog dokumenta između Agencije učesnice i Ureda kojim se dokumentuju i formaliziraju uloge, odgovornosti i očekivanja stranaka.

4.19.7. Obezbjeđivanje svih ostalih odobrenja potrebnih prije Izvršenja.

4.20. Opseg projekta ili Obim ima isto značenje kao što mu je dato u Taksonomiji.

4.21. Izvještaj(i) o statusu projekta ili Izvještaj(i) o statusu označavaju redovni, formalizovani izvještaj koji sažima napredak/status projekta u odnosu na Odobreni obim, Budžet, Vremenski okvir i Prekretnice, uključujući sve prethodno odobrene promjene bilo čega od navedenog.

4.22. Vremenski okvir(i) projekta ili Vremenski okvir ima isto značenje kao što mu je dato u Taksonomiji.

4.23. Instrument(i) kupovine imaju isto značenje kao što im je dato u Taksonomiji.

4.24. Zahtjev(i) za nastavak znači formalni zahtjev za odobrenje podnesen CIO-u/Uredu pred kraj Planiranja projekta, ali prije Izvršenja projekta:

4.24.1. Opis konačnog dokumentovanog Obima, Budžeta, Vremenskih rokova i Prekretnica Projekta i sažetak svih promjena; i

4.24.2. Koji zahtjev mora biti popraćen:

4.24.2.1. Svi primjenjivi Ugovori i/ili odgovarajući Instrumenti za Kupovinu koji su spremni za supotpis nakon odobrenja CIO-a;

4.24.2.2. U slučaju da će se Projekat realizovati korištenjem postojećih državnih resursa dostupnih putem Ureda, u cijelosti ili djelimično, potreban je izvještaj o radu ili drugi sličan dokument između Agencije učesnice i Ureda kojim se dokumentuju i formaliziraju uloge, odgovornosti i očekivanja stranaka.

5. Politika upravljanja projektima preduzeća (Politika). Politika države Iowa je da, bez obzira na procijenjeni budžet projekta, agencije učesnice koje provode IT projekat moraju rasporediti menadžera projekta tokom faza planiranja, izvršenja i završetka projekta, a u skladu sa Standardom upravljanja projektima preduzeća navedenim u nastavku.

6. Preduzeće   Projekt   Menadžment   Standardno (Standardno).

6.1. Ko može služiti/imati iskustva .

6.1.1. Ko može služiti. U mjeri u kojoj je to u skladu sa zahtjevima Odjeljka 6.1.2 (Iskustvo) i drugim važećim zakonima, pravilima, propisima,   i dokumentima o upravljanju IT-om, voditelj projekta može biti bilo koji od sljedećih:

6.1.1.1. Postojeće državno osoblje zaposleno u Agenciji učesnici;

6.1.1.2. Novozaposleni državni službenici koje zapošljava Agencija učesnica;

6.1.1.3. Državno osoblje koje je stavljeno na raspolaganje od strane i putem Odjeljenja za upravljanje projektima OCIO-a; ili

6.1.1.4. Izvođači radova dobavljača ili osoblje dobavljača.

6.1.2. Iskustvo. Sve agencije učesnice koje provode projekat dodijelit će rukovodioca projekta tokom planiranja projekta i nastaviti koristiti rukovodioca projekta do završetka projekta ili dok se projekat na drugi način ne završi, sa sljedećim iskustvom u skladu sa sljedećim budžetskim pragovima:

6.1.2.1. Sve agencije učesnice koje provode projekat s procijenjenom vrijednošću manjom ili jednakom 100.000 USD moraju imenovati Voditelja projekta. Za projekat s ovom procijenjenom vrijednošću nije potrebno posebno prethodno ili formalno iskustvo, ali je određena kontakt osoba odgovorna za koordinaciju i završetak projekta ključna za uspjeh projekta.

6.1.2.2. Sve agencije učesnice koje provode projekat s procijenjenom vrijednošću projekta preko 100.000 dolara moraju imenovati Voditelja projekta koji može dokazati ili :

6.1.2.2.1. Prethodno iskustvo u upravljanju barem jednim projektom slične veličine, obima i složenosti; ili

6.1.2.2.2. Formalna obuka za upravljanje projektima.

6.1.2.3. Sve agencije učesnice koje provode projekat s procijenjenom vrijednošću projekta preko 500.000 dolara moraju imenovati Voditelja projekta koji može dokazati oboje :

6.1.2.3.1. Prethodno iskustvo u upravljanju najmanje jednim projektom slične veličine, obima i složenosti; i

6.1.2.3.2. Formalna obuka za upravljanje projektima.

6.2. Uloge, odgovornosti, dužnosti i standardi prakse Voditelja projekta. Svaka Agencija učesnica će kao uvjet zaposlenja/raspodjele zahtijevati da dodijeljeni Voditelj projekta bude odgovoran za definiranje, opisivanje, dokumentiranje, planiranje, praćenje, koordinaciju i upravljanje odgovarajućim aspektima sljedećeg tokom faza planiranja, izvršenja i završetka Projekta:

6.2.1. Planiranje projekta . Voditelj projekta bit će odgovoran za olakšavanje i koordinaciju aktivnosti planiranja i pomoć u pripremi potrebne dokumentacije tokom faze planiranja. To uključuje, ali nije ograničeno na, u koordinaciji s odgovarajućim državnim osobljem iz Agencije učesnice i/ili drugim zainteresiranim stranama Projekta, i, u mjeri u kojoj je to prikladno, drugim vladinim tijelima odgovornim za nadzor/upravljanje procesima državne nabavke/ugovaranja/upravljanja projektima:

6.2.1.1. Obim, budžet, vremenski okvir i prekretnice. Identifikacija, definiranje, opisivanje, procjena i dokumentiranje, prema potrebi, očekivanog obima, budžeta, vremenskog okvira, prekretnica i drugih ciljeva, zadataka, rezultata i rizika povezanih s ili potrebnih za uspješan završetak predloženog projekta, u skladu sa sljedećim:

6.2.1.1.1. Obim. Prilikom identifikovanja, definisanja, opisivanja i dokumentovanja Obima, Voditelj projekta će uložiti razumne napore kako bi osigurao da Obim uključuje sav potreban rad i samo rad potreban za uspješan završetak Projekta.

6.2.1.1.2. Budžet. Prilikom procjene i dokumentiranja Budžeta projekta, Voditelj projekta će, u koordinaciji s odgovarajućim državnim osobljem iz Agencije učesnice i/ili drugim zainteresiranim stranama u Projektu, predvidjeti i dokumentirati sve razumne očekivane troškove i rashode za koje se očekuje da će nastati tokom cijelog životnog ciklusa projekta.

6.2.1.1.3. Vremenski okviri/Prekretnice.

6.2.1.1.3.1. Prilikom identifikacije i dokumentiranja procijenjenih vremenskih okvira projekta i ključnih ciljeva projekta, Voditelj projekta će, u koordinaciji s odgovarajućim državnim osobljem od Agencije učesnice i/ili drugih zainteresovanih strana Projekta, rade na identifikovanju željenih, ali razumno ostvarivih,   Vremenski okviri i prekretnice projekta.

6.2.1.1.3.2. Prilikom identifikacije i dokumentiranja procijenjenih vremenskih okvira projekta i ključnih ciljeva projekta, Voditelj projekta   hoće   osigurati   Projekat ima   oboje   procijenjeni datum početka i završetka.

6.2.1.2. Povelja projekta.

6.2.1.2.1. Pomoć u izradi i olakšavanju izvršenja Povelje projekta od strane šefa Agencije učesnice; i

6.2.1.2.2. Podnošenje, odgovaranje na pitanja i dostavljanje dodatnih informacija, te odbrana Povelje projekta Pododboru za projekte i investicije u toku dobijanja odobrenja za nastavak od strane CIO-a u skladu sa i kako je propisano Procesom upravljanja IT projektima informacionih tehnologija.

6.2.1.3. Procesi nabavke/nabavke. Identifikacija, pomoć i koordinacija u izvođenju, pregovaranju i izradi ili u vezi s bilo kojim potrebnim, prema potrebi:

6.2.1.3.1. Procesi nabavke i rezultirajući Ugovori i/ili Instrumenti za Kupovinu koje je možda potrebno izvršiti;

6.2.1.3.2. Kupovina instrumenata u okviru bilo kojeg prethodno postojećeg Ugovora/Ugovora;

6.2.1.3.3. U slučaju da će se Projekat realizovati korištenjem postojećih državnih resursa dostupnih putem Ureda, u cijelosti ili djelimično, potrebno je dostaviti bilo koju izjavu/izjave o radu ili drugi sličan dokument/dokumente između Agencije učesnice i Ureda kojima se dokumentuju i formaliziraju uloge, odgovornosti i očekivanja stranaka.

6.2.1.4. Zahtjev za nastavak.

6.2.1.3.1. Pomoć u izradi i finalizaciji Zahtjeva za pokretanje postupka; i

6.2.1.4.2. Podnošenje, odgovaranje na pitanja i dostavljanje dodatnih informacija, te odbrana Zahtjeva za nastavak postupka Pododboru za projekte i investicije u toku dobijanja odobrenja za nastavak postupka od strane CIO-a u skladu sa i kako je to propisano Procesom upravljanja IT projektima informacionih tehnologija.

6.2.1.4.3. Dostavljanje Pododboru za projekte i investicije u vezi sa Zahtjevom za nastavak postupka:

6.2.1.4.3.1. Ugovori i/ili odgovarajući instrumenti kupovine koji su spremni za supotpis nakon odobrenja CIO-a;

6.2.1.4.3.2. U slučaju da će se Projekat realizovati korištenjem postojećih državnih resursa dostupnih putem Ureda, u cijelosti ili djelimično, potrebna je izjava(e) o radu ili drugi slični dokument(i) između Agencije učesnice i Ureda kojim se dokumentuju i formaliziraju uloge, odgovornosti i očekivanja stranaka.

6.2.2. Izvršenje projekta . Voditelj projekta bit će odgovoran za olakšavanje i koordinaciju aktivnosti izvršenja i pomoć u pripremi potrebne dokumentacije tokom faze izvršenja. To uključuje, ali nije ograničeno na, u koordinaciji s odgovarajućim državnim osobljem iz Agencije učesnice i/ili drugim zainteresiranim stranama Projekta, i, u mjeri u kojoj je to prikladno, drugim vladinim subjektima odgovornim za nadzor/upravljanje procesima državne nabavke/ugovaranja/upravljanja projektima:

6.2.2.1. Procesi nabavke/nabavke. Koordinacija i olakšavanje izvršenja svih potrebnih:

6.2.2.1.1. Ugovori i/ili odgovarajući instrumenti kupovine koji su spremni za supotpis nakon odobrenja CIO-a;

6.2.2.1.2. U slučaju da će se Projekat realizovati korištenjem postojećih državnih resursa dostupnih putem Ureda, u cijelosti ili djelimično, potrebna je izjava(e) o radu ili drugi slični dokument(i) između Agencije učesnice i Ureda kojim se dokumentuju i formaliziraju uloge, odgovornosti i očekivanja stranaka.

6.2.2.2. Obim, budžet, vremenski okviri i prekretnice. Praćenje i dokumentiranje:

6.2.2.2.1. Obim. Sav posao završen u skladu s prethodno odobrenim obimom.

6.2.2.2.2. Budžet. Stvarni troškovi nastali u odnosu na prethodno odobreni budžet.

6.2.2.2.3. Vremenski rokovi/prekretnice. Sav posao završen u skladu s prethodno odobrenim vremenskim rokovima i prekretnicama u skladu s važećim ugovornim odredbama, uvjetima i procedurama, uključujući, ali ne ograničavajući se na one koji se odnose na testiranje ili prihvatanje bilo kojih isporučenih proizvoda;

6.2.2.3. Promjene projekta. Aktivno upravljanje, praćenje i dokumentiranje svih Promjena i, u vezi s takvim Promjenama:

6.2.2.3.1. Pomoć u izradi i finalizaciji Zahtjeva za Izmjenu Projekta;

6.2.2.3.2. Podnošenje, odgovaranje na pitanja i dostavljanje dodatnih informacija, te odbrana Zahtjeva za Izmjenu Projekta Pododboru za Projekte i Investicije u toku dobijanja Odobrenja za Izmjenu od CIO-a u skladu sa i kako je propisano Procesom Upravljanja IT Projektima Informacionih Tehnologija;

6.2.2.3.3. Dostavljanje Pododboru za projekte i investicije u vezi sa Zahtjevom za promjenu:

6.2.2.3.3.1. Predložene izmjene Ugovora i/ili predloženi novi Instrumenti za nabavku, izmjene prethodno potpisanih Instrumenata za nabavku ili izmjene naloga, prema potrebi, koje su spremne za supotpis nakon odobrenja CIO-a;

6.2.2.3.3.2. U slučaju da će se Projekat realizovati korištenjem postojećih državnih resursa dostupnih putem Ureda, u cijelosti ili djelimično, predloženi novi opis/opisi radova, izmjene opisa/opisa radova, nalozi za izmjene ili drugi slični dokumenti koji dokumentiraju i formaliziraju uloge, odgovornosti i očekivanja stranaka u svjetlu predložene promjene.

6.2.2.4. Izvedba. Praćenje, koordiniranje, olakšavanje ili usmjeravanje izvedbe Projektnog rada, uključujući, ali ne ograničavajući se na:

6.2.2.4.1. Eskalacija bilo kakvih problema koji mogu značajno ugroziti uspjeh Projekta odgovarajućem državnom osoblju iz Agencije učesnice i/ili drugim zainteresovanim stranama Projekta, i, u mjeri u kojoj je to prikladno, drugim vladinim subjektima odgovornim za nadzor/upravljanje procesima državne nabavke/ugovaranja/upravljanja projektima;

6.2.2.4.2 Osiguravanje poštivanja primjenjivog Ugovora ili izjave(a) o uvjetima rada i procedurama.

6.2.3. Izvještaji o statusu projekta. Voditelj projekta bit će odgovoran za izradu i podnošenje Izvještaja o statusu projekta Pododboru za projekte i investicije tokom faze planiranja i faze izvršenja u skladu s i kako je propisano Procesom upravljanja IT projektima informacionih tehnologija.

6.2.4. Završetak projekta . Voditelj projekta bit će odgovoran za olakšavanje i koordinaciju aktivnosti zatvaranja i pomoć u pripremi potrebne dokumentacije tokom faze zatvaranja. To uključuje, ali nije ograničeno na, u koordinaciji s odgovarajućim državnim osobljem iz Agencije učesnice i/ili drugim zainteresiranim stranama Projekta, i, u mjeri u kojoj je to prikladno, drugim vladinim subjektima odgovornim za nadzor/upravljanje procesima državne nabavke/ugovaranja/upravljanja projektima:

6.2.4.1. Izvještaj o zatvaranju projekta. Izrada i podnošenje Izvještaja o zatvaranju Pododboru za projekte i investicije u skladu sa i kako je propisano Procesom upravljanja IT projektima informacionih tehnologija.

6.2.4.2. Osiguravanje da su svi primjenjivi ugovori ili izjave o radnim uslovima i procedurama ispunjeni, uključujući, ali ne ograničavajući se na one koji se odnose na testiranje ili prihvatanje bilo kakvih isporučenih rezultata;

6.2.4.3. Sastanak s odgovarajućim državnim osobljem iz Agencije učesnice i/ili drugim zainteresovanim stranama Projekta radi razgovora o ukupnim uspjesima ili neuspjesima.

7. Dobavljači/Izvođači radova. Agencije učesnice koje angažuju dobavljače-izvođače ili osoblje dobavljača kao voditelje projekata za projekt dužne su osigurati usklađenost s ugovornim obavezama takvih dobavljača-izvođača ili osoblja dobavljača u skladu s ovim Dokumentom o upravljanju IT-om.