Estándar de gestión de proyectos

1. Descripción general. Esta política/norma establece los requisitos de gestión de proyectos aplicables a los proyectos de tecnología de la información de las agencias participantes en el estado de Iowa, que incluyen:

1.1. Requerir la asignación y el uso continuo de gerentes de proyecto durante las fases de planificación, ejecución y finalización de un proyecto;

1.2. Establecer las cualificaciones mínimas para quienes se desempeñen como Gerentes de Proyecto; y

1.3. Definir ciertos roles, responsabilidades, deberes y estándares de práctica de y para los gerentes de proyecto asignados.

2. Propósito. El propósito de esta Política/Estándar es establecer una disciplina consistente para la gestión de proyectos de TI en todo el gobierno estatal y garantizar la finalización exitosa de los proyectos sin costos descontrolados, alcance poco claro o retrasos en el cronograma.
3. Alcance/Aplicación. Esta Política/Norma se aplica a todos los organismos participantes y a su personal estatal. Se recomienda a los organismos no participantes que sigan esta Política/Norma y otros documentos de gobernanza de TI empresariales. Se considerará que todos los organismos participantes han adoptado esta Política/Norma. Dichos organismos podrán adoptar documentos de gobernanza que complementen, pero no reduzcan, esta Política/Norma. En caso de conflicto o inconsistencia entre esta Política/Norma y un documento de gobernanza adoptado por un organismo participante, prevalecerá esta Política/Norma.
4. Definiciones. Los términos en mayúscula que no se definen aquí tendrán el mismo significado que el término definido correspondiente en las siguientes fuentes, según se modifiquen periódicamente, en el siguiente orden de prioridad: Capítulo 8B del Código de Iowa, Capítulo 129 del Código Administrativo de Iowa; y la Taxonomía de Documentos de Gobernanza de Tecnologías de la Información ( Taxonomía ). Además de cualquier otro término definido específicamente en este documento, los siguientes términos, provenientes principalmente del Project Management Institute ( PMI ), se definen de la siguiente manera:

4.1. Aprobación del Plan significa un Formulario de Justificación que ha sido aprobado por el CIO.

4.2. Aprobación para proceder significa una Solicitud para proceder que ha sido aprobada por el CIO.

4.3. Contrato(s) de Tecnología de la Información o Contrato(s) tiene el mismo significado que se le da en la Taxonomía.

4.4. Proyecto(s) de Tecnologías de la Información , Proyecto(s) de TI ,   o Proyecto(s) tiene el mismo significado que se le da en la Taxonomía.

4.5. Aprobación(es) del proyecto o Aprobación(es) significa todas y cada una de las aprobaciones o firmas necesarias requeridas durante el ciclo de vida del proyecto como condición previa para proceder a la siguiente fase del proyecto, incluyendo, entre otras, una Aprobación para planificar, una Aprobación para proceder o cualquier otra aprobación o firma que pueda ser requerida por:

4.5.1. El CIO u Oficina;

4.5.2. Cualquier subcomité de TI aplicable; o

4.5.3. Cualquier ley, norma o documento de gobernanza de TI aplicable.

4.6. Presupuesto del proyecto o Presupuesto tiene el mismo significado que se le da en la Taxonomía.

4.7. Aprobación(es) de cambio de proyecto o Aprobación(es) de cambio significa una solicitud de cambio que ha sido aprobada por el CIO.

4.8. Cambio(s) del proyecto o Cambio(s) significa un cambio en el Alcance, Presupuesto, Cronograma, Hitos y/u otros entregables o recursos de o relacionados con un Proyecto.

4.9. Solicitud(es) de cambio de proyecto o Solicitud(es) de cambio significa una solicitud formal presentada al CIO/Oficina para un cambio en un proyecto.

4.10. Acta Constitutiva del Proyecto o Estatuto significa un documento firmado por el jefe de la Agencia Participante que patrocina el Proyecto y que, como mínimo:

4.10.1. Otorga autorización expresa para proceder con un Proyecto;

4.10.2. Designa a un director de proyecto con autoridad para aplicar los recursos de la organización a las actividades del proyecto y, de otro modo, llevar a cabo y coordinar la finalización exitosa del proyecto;

4.10.3. Describe el alcance previsto;

4.10.4. Identifica un presupuesto estimado; y

4.10.5. Identifica los hitos y cronogramas clave iniciales estimados, incluyendo una fecha estimada de finalización del proyecto.

4.11. Informe de cierre del proyecto o Informe de cierre significa un informe final y formalizado, como mínimo:

4.11.1. Resumir el Proyecto Finalizado y comparar el Proyecto finalizado con el Alcance, el Presupuesto, el Cronograma y los Hitos aprobados, incluyendo cualquier Cambio previamente aprobado a cualquiera de los anteriores; y

4.11.2. Describir las principales lecciones aprendidas o los problemas encontrados durante el ciclo de vida del proyecto.

4.12. Finalización del proyecto , Cierre del proyecto , Finalización ,   El cierre del proyecto implica la entrega exitosa del mismo, de acuerdo con su alcance, incluyendo cualquier modificación previamente aprobada. La finalización incluye todas las tareas, pasos, documentación, informes o trámites de desvinculación que se hayan completado, generado o requerido para cerrar oficialmente un proyecto, incluyendo la presentación del informe de cierre del proyecto a la oficina del CIO.

4.13. Ejecución del proyecto o Ejecución significa, tras la recepción de una Aprobación para proceder por parte del CIO, a modo de ejemplo únicamente, lo siguiente:

4.13.1. Ejecución de cualquier Contrato(s) o Instrumento(s) de Compra resultante(s) de cualquier proceso de adquisición completado durante la Planificación del Proyecto;

4.13.2. Ejecución de cualquier Instrumento de Compra bajo cualquier Contrato(s) preexistente(s).

4.13.3. En el caso de que el Proyecto se realice mediante el despliegue de recursos estatales existentes disponibles a través de la Oficina, en su totalidad o en parte, la ejecución de cualquier declaración de trabajo u otro documento similar entre el Organismo Participante y la Oficina que documente y formalice los roles, responsabilidades y expectativas de las partes.

4.13.4. Dirigir, gestionar, ejecutar y completar el trabajo del Proyecto; proporcionar entregables; y/o proporcionar información sobre el desempeño del trabajo.

4.14. Iniciación del proyecto o Iniciación significa poner en marcha el proceso que puede resultar en la autorización de un nuevo proyecto. La iniciación comienza en la etapa de idea/concepción.

4.15. Formulario(s) de justificación del proyecto o Formulario(s) de justificación significa una solicitud formal de aprobación presentada al CIO/Oficina al principio o al final de la Iniciación del proyecto, pero antes de la Planificación del proyecto, que describe la necesidad comercial de un proyecto propuesto.

4.16. Ciclo de vida del proyecto o ciclo de vida significa toda la serie de fases por las que pasa un proyecto desde la iniciación hasta la finalización/cierre.

4.17. El director de proyecto es la persona designada responsable de liderar y gestionar un proyecto desde la planificación hasta su finalización/cierre. Esta persona está designada en el acta constitutiva.

4.18. Hito(s) del proyecto o Hito(s) tiene el mismo significado que se le da en la Taxonomía.

4.19. Planificación del proyecto o Planificación significa, tras recibir una Aprobación para planificar del CIO, el proceso de:

4.19.1. Redacción y ejecución de un Estatuto;

4.19.2. Identificar, definir, estimar y documentar el alcance, el presupuesto, el cronograma, los hitos y otros objetivos, tareas, entregables y riesgos previstos asociados con o necesarios para completar con éxito un proyecto propuesto;

4.19.3. Identificar y documentar cualquier proceso de adquisición que pueda ser necesario seguir o los vehículos contractuales preexistentes que puedan utilizarse para completar con éxito un proyecto propuesto;

4.19.4. Llevar a cabo cualquier proceso de adquisición y redactar cualquier Contrato y/o Instrumento de Compra resultante que pueda ser necesario ejecutar;

4.19.5. Redactar cualquier instrumento de compra bajo cualquier contrato o vehículos contractuales preexistentes que puedan necesitar ejecutarse;

4.19.6. En el caso de que el Proyecto se realice mediante el despliegue de recursos estatales existentes disponibles a través de la Oficina, en su totalidad o en parte, la redacción de cualquier declaración de trabajo u otro documento similar entre el Organismo Participante y la Oficina que documente y formalice los roles, responsabilidades y expectativas de las partes.

4.19.7. Obtener cualquier otra aprobación necesaria antes de la ejecución.

4.20. Alcance del proyecto o Alcance tiene el mismo significado que se le da en la Taxonomía.

4.21. Informe(s) de estado del proyecto o Informe(s) de estado significa un informe regular y formalizado que resume el progreso/estado del proyecto en relación con el alcance, el presupuesto, el cronograma y los hitos aprobados, incluidos los cambios previamente aprobados de cualquiera de los anteriores.

4.22. Cronograma(s) del proyecto o Cronograma tiene el mismo significado que se le da en la Taxonomía.

4.23. Instrumento(s) de compra tiene el mismo significado que se le da en la Taxonomía.

4.24. Solicitud(es) para proceder significa una solicitud formal de aprobación presentada al CIO/Oficina hacia el final de la Planificación del proyecto, pero antes de la Ejecución del proyecto:

4.24.1. Describir el alcance, el presupuesto, los plazos y los hitos finales documentados del proyecto, así como un resumen de cualquier cambio; y

4.24.2. ¿Qué solicitud debe ir acompañada de:

4.24.2.1. Cualquier Contrato aplicable y/o Instrumentos de Compra correspondientes que estén listos para ser refrendados después de la aprobación del CIO;

4.24.2.2. En el caso de que el Proyecto se realice mediante el despliegue de recursos estatales existentes disponibles a través de la Oficina, en su totalidad o en parte, una declaración de trabajo u otro documento similar entre el Organismo Participante y la Oficina que documente y formalice los roles, responsabilidades y expectativas de las partes.

5. Política de Gestión de Proyectos Empresariales (Política). Es política del Estado de Iowa que, independientemente del presupuesto estimado del proyecto, las agencias participantes que realicen un proyecto de TI deberán designar un gerente de proyecto durante las fases de planificación, ejecución y finalización del proyecto, de conformidad con el estándar de gestión de proyectos empresariales que se detalla a continuación.

6. Empresa   Proyecto   Gestión   Estándar (Estándar).

6.1. Quién puede prestar servicio/experimentar .

6.1.1. Quién puede prestar servicios. En la medida en que sea compatible con los requisitos de la Sección 6.1.2 (Experiencia) y otras leyes, normas y reglamentos aplicables,   y los documentos de gobernanza de TI, un gerente de proyecto puede ser cualquiera de los siguientes:

6.1.1.1. Personal estatal existente empleado por una agencia participante;

6.1.1.2. Personal estatal recién contratado por la agencia participante;

6.1.1.3. Personal estatal disponible a través de la División de Gestión de Proyectos de la OCIO; o

6.1.1.4. Contratistas o personal del proveedor.

6.1.2. Experiencia. Todas las agencias participantes que lleven a cabo un proyecto deberán asignar un gerente de proyecto durante la planificación del proyecto y continuar utilizando al gerente de proyecto hasta la finalización del proyecto o hasta que el proyecto se dé por terminado por otro motivo, con la siguiente experiencia de acuerdo con los siguientes umbrales en dólares:

6.1.2.1. Todas las agencias participantes que realicen un proyecto con un valor estimado inferior o igual a $100,000 deberán designar un gerente de proyecto. No se requiere experiencia previa ni formal específica para un proyecto con este valor estimado, pero contar con un punto de contacto designado responsable de la coordinación y finalización del proyecto es fundamental para su éxito.

6.1.2.2. Todas las agencias participantes que realicen un proyecto con un valor estimado superior a 100.000 dólares deberán asignar un director de proyecto que pueda demostrar lo siguiente :

6.1.2.2.1. Experiencia previa en la gestión de al menos un proyecto de tamaño, escala y complejidad similares; o

6.1.2.2.2. Formación formal en gestión de proyectos.

6.1.2.3. Todas las agencias participantes que realicen un proyecto con un valor estimado superior a 500.000 dólares deberán asignar un director de proyecto que pueda demostrar ambas cosas :

6.1.2.3.1. Experiencia previa en la gestión de al menos un proyecto de tamaño, escala y complejidad similares; y

6.1.2.3.2. Formación formal en gestión de proyectos.

6.2. Funciones, responsabilidades, deberes y estándares de práctica del director de proyecto. Cada organismo participante exigirá, como condición de empleo/asignación, que el director de proyecto asignado sea responsable de definir, describir, documentar, planificar, supervisar, coordinar y gestionar los aspectos pertinentes de lo siguiente durante las fases de planificación, ejecución y finalización de un proyecto:

6.2.1. Planificación del proyecto . El director del proyecto será responsable de facilitar y coordinar las actividades de planificación y de ayudar en la preparación de la documentación necesaria durante la fase de planificación. Esto incluye, entre otras cosas, la coordinación con el personal estatal pertinente de la agencia participante y/u otras partes interesadas del proyecto y, en la medida que corresponda, con otras entidades gubernamentales responsables de supervisar/gestionar los procesos estatales de contratación/adquisición/gestión de proyectos:

6.2.1.1. Alcance, Presupuesto, Cronogramas e Hitos. Identificar, definir, describir, estimar y documentar, según corresponda, el Alcance, Presupuesto, Cronograma, Hitos y demás metas, objetivos, tareas, entregables y riesgos previstos asociados o necesarios para completar con éxito un Proyecto propuesto, de acuerdo con lo siguiente:

6.2.1.1.1. Alcance. Al identificar, definir, describir y documentar el Alcance, el Director del Proyecto deberá realizar esfuerzos razonables para garantizar que el Alcance incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido , para completar con éxito el Proyecto.

6.2.1.1.2. Presupuesto. Al estimar y documentar el presupuesto del proyecto, el director del proyecto deberá, en coordinación con el personal estatal apropiado de la agencia participante y/u otras partes interesadas del proyecto, pronosticar y documentar todos los costos y gastos razonables previstos que se espera incurrir durante todo el ciclo de vida del proyecto.

6.2.1.1.3. Cronogramas/Hitos.

6.2.1.1.3.1. Al identificar y documentar los cronogramas y hitos estimados del proyecto, el gerente del proyecto deberá, en coordinación con el personal estatal apropiado, de la Agencia Participante y/o otras partes interesadas del Proyecto, trabajar para identificar lo deseado, pero razonablemente alcanzable,   Cronogramas e hitos del proyecto.

6.2.1.1.3.2. Al identificar y documentar los plazos estimados del proyecto y los hitos del proyecto, el director del proyecto   deber   asegurar   El proyecto tiene   ambos   una fecha de inicio y una fecha de finalización estimadas.

6.2.1.2. Acta Constitutiva del Proyecto.

6.2.1.2.1. Ayudar en la redacción y facilitar la ejecución de un Acta Constitutiva del Proyecto por parte del jefe del Organismo Participante; y

6.2.1.2.2. Presentar, responder preguntas y proporcionar información de seguimiento, y defender el Acta Constitutiva del Proyecto ante el Subcomité de Proyectos e Inversiones en el curso de la obtención de una Aprobación para Proceder del CIO de conformidad con y según lo requerido por el Proceso de Gobernanza de Proyectos de Tecnología de la Información.

6.2.1.3. Procesos de Adquisición/Abastecimiento. Identificar, asistir y coordinar en la ejecución, negociación y redacción de cualquier documento necesario, según corresponda, o relacionado con ellos:

6.2.1.3.1. Procesos de adquisición y contratos y/o instrumentos de compra resultantes que puedan necesitar ejecutarse;

6.2.1.3.2. Instrumentos de compra bajo cualquier contrato o vehículos preexistentes;

6.2.1.3.3. En el caso de que el Proyecto se realice mediante el despliegue de recursos estatales existentes disponibles a través de la Oficina, en su totalidad o en parte, cualquier declaración(es) de trabajo u otro(s) documento(s) similar(es) entre el Organismo Participante y la Oficina que documente(n) y formalice(n) los roles, responsabilidades y expectativas de las partes.

6.2.1.4. Solicitud para proceder.

6.2.1.3.1. Asistir en la redacción y finalización de una Solicitud de Procedimiento; y

6.2.1.4.2. Presentar, responder preguntas y proporcionar información de seguimiento, y defender la Solicitud para Proceder ante el Subcomité de Proyectos e Inversiones en el curso de obtener una Aprobación para Proceder del CIO de conformidad con y según lo requiera el Proceso de Gobernanza de Proyectos de Tecnología de la Información.

6.2.1.4.3. Suministro de información al Subcomité de Proyectos e Inversiones en relación con una Solicitud de Procedimiento:

6.2.1.4.3.1. Contratos y/o instrumentos de compra correspondientes que estén listos para ser refrendados tras la aprobación del CIO;

6.2.1.4.3.2. En el caso de que el Proyecto se realice mediante el despliegue de recursos estatales existentes disponibles a través de la Oficina, en su totalidad o en parte, una o varias declaraciones de trabajo u otro documento similar entre el Organismo Participante y la Oficina que documente y formalice las funciones, responsabilidades y expectativas de las partes.

6.2.2. Ejecución del Proyecto . El Gerente del Proyecto será responsable de facilitar y coordinar las actividades de Ejecución y de asistir en la preparación de la documentación necesaria durante la fase de Ejecución. Esto incluye, entre otras cosas, la coordinación con el personal estatal pertinente de la Agencia Participante y/u otras partes interesadas del Proyecto y, en la medida en que corresponda, con otras Entidades Gubernamentales responsables de supervisar/gestionar los procesos estatales de adquisición/contratación/gestión de proyectos:

6.2.2.1. Procesos de Adquisiciones/Abastecimiento. Coordinar y facilitar la ejecución de cualquier proceso necesario:

6.2.2.1.1. Contratos y/o instrumentos de compra correspondientes que estén listos para ser refrendados tras la aprobación del CIO;

6.2.2.1.2. En el caso de que el Proyecto se realice mediante el despliegue de recursos estatales existentes disponibles a través de la Oficina, en su totalidad o en parte, una o varias declaraciones de trabajo u otro documento similar entre el Organismo Participante y la Oficina que documente y formalice las funciones, responsabilidades y expectativas de las partes.

6.2.2.2. Alcance, presupuesto, cronogramas e hitos. Seguimiento y documentación:

6.2.2.2.1. Alcance. Todo el trabajo realizado conforme al Alcance previamente Aprobado.

6.2.2.2.2. Presupuesto. Los costos reales incurridos en comparación con el presupuesto previamente aprobado.

6.2.2.2.3. Plazos/Hitos. Todo el trabajo completado de acuerdo con los plazos e hitos previamente aprobados, conforme a los términos, condiciones y procedimientos contractuales aplicables, incluidos, entre otros, los relacionados con las pruebas o la aceptación de cualquier entregable;

6.2.2.3. Cambios del proyecto. Gestionar, supervisar y documentar activamente todos los cambios y, con respecto a dichos cambios:

6.2.2.3.1. Ayudar en la redacción y finalización de las solicitudes de cambio del proyecto;

6.2.2.3.2. Presentar, responder preguntas y proporcionar información de seguimiento, y defender las solicitudes de cambio de proyecto ante el subcomité de proyectos e inversiones en el curso de la obtención de una aprobación de cambio del CIO de conformidad con y según lo requiera el proceso de gobernanza de proyectos de tecnología de la información;

6.2.2.3.3. Suministro de información al Subcomité de Proyectos e Inversiones en relación con una Solicitud de Cambio:

6.2.2.3.3.1. Enmiendas propuestas al Contrato y/o nuevos Instrumentos de Compra propuestos, enmiendas a Instrumentos de Compra ejecutados previamente o cambios de órdenes, según corresponda, que estén listos para ser refrendados después de la aprobación del CIO;

6.2.2.3.3.2. En el caso de que el Proyecto se lleve a cabo mediante el despliegue de los recursos estatales existentes disponibles a través de la Oficina, en su totalidad o en parte, se proponen nuevas declaraciones de trabajo, enmiendas a las declaraciones de trabajo, órdenes de cambio u otros documentos similares que documenten y formalicen las funciones, responsabilidades y expectativas de las partes a la luz del Cambio propuesto.

6.2.2.4. Desempeño. De otro modo, supervisar, coordinar, facilitar o dirigir el desempeño del trabajo del proyecto, incluyendo, entre otros:

6.2.2.4.1. Escalar cualquier problema que pueda afectar sustancialmente el éxito del Proyecto al personal estatal apropiado de la Agencia Participante y/u otras partes interesadas del Proyecto y, en la medida en que sea apropiado, a otras Entidades Gubernamentales responsables de supervisar/administrar los procesos estatales de adquisición/contratación/gestión de proyectos;

6.2.2.4.2 Asegurar que se cumplan los términos, condiciones y procedimientos del contrato o declaración(es) de trabajo aplicables.

6.2.3. Informes de estado del proyecto. El director del proyecto será responsable de redactar y presentar informes de estado del proyecto al subcomité de proyectos e inversiones durante las fases de planificación y ejecución, de conformidad con el proceso de gobernanza de proyectos de tecnología de la información y según lo requiera dicho proceso.

6.2.4. Cierre del Proyecto . El Gerente del Proyecto será responsable de facilitar y coordinar las actividades de cierre y de ayudar en la preparación de la documentación necesaria durante la fase de cierre. Esto incluye, entre otras cosas, la coordinación con el personal estatal pertinente de la Agencia Participante y/u otras partes interesadas del Proyecto y, en la medida en que corresponda, con otras Entidades Gubernamentales responsables de supervisar/gestionar los procesos estatales de adquisición/contratación/gestión de proyectos:

6.2.4.1. Informe de cierre del proyecto. Elaborar y presentar un informe de cierre al subcomité de proyectos e inversiones de conformidad con el proceso de gobernanza de proyectos de tecnología de la información y según lo requiera dicho proceso.

6.2.4.2. Asegurar que se completen todos los términos, condiciones y procedimientos contractuales o de declaración de trabajo aplicables, incluidos, entre otros, los relacionados con las pruebas o la aceptación de cualquier entregable;

6.2.4.3. Reunión con el personal estatal apropiado de la agencia participante y/u otras partes interesadas del proyecto para discutir los éxitos o fracasos generales.

7. Proveedores/Contratistas. Las agencias participantes que desplieguen contratistas o personal de proveedores como gerentes de proyecto para un proyecto deberán hacer que el cumplimiento de este documento de gobernanza de TI de dichos contratistas o personal de proveedores.