Norme de gestion de projet

1. Aperçu. La présente politique/norme établit les exigences de gestion de projet applicables aux projets de technologies de l'information des organismes participants de l'État de l'Iowa, notamment :

1.1. Exiger l’affectation et le recours continu à des chefs de projet pendant les phases de planification, d’exécution et d’achèvement d’un projet ;

1.2. Établir les qualifications minimales requises pour les personnes occupant le poste de chef de projet; et

1.3. Définir certains rôles, responsabilités et devoirs ainsi que les normes de pratique des chefs de projet désignés.

2. Objectif. La présente politique/norme a pour objectif d'établir une discipline cohérente pour la gestion des projets informatiques au sein de l'administration publique de l'État et de garantir la réussite des projets sans explosion des coûts, sans imprécision du périmètre ni dépassement des délais.
3. Champ d’application. La présente politique/norme s’applique à tous les organismes participants et à leur personnel. Les organismes non participants sont invités à suivre la présente politique/norme ainsi que les autres documents de gouvernance informatique de l’entreprise. La présente politique/norme est réputée adoptée par tous les organismes participants. Ces derniers peuvent adopter des documents de gouvernance qui complètent, sans toutefois en restreindre, la présente politique/norme. En cas de conflit ou d’incohérence entre la présente politique/norme et un document de gouvernance adopté par un organisme participant, la présente politique/norme prévaut.
4. Définitions. Les termes en majuscules non définis dans le présent document ont la même signification que le terme défini correspondant dans les sources suivantes, telles que modifiées de temps à autre, et ce, par ordre de priorité : le chapitre 8B du Code de l’Iowa, le chapitre 129 du Code administratif de l’Iowa et la Taxonomie des documents de gouvernance des technologies de l’information (la « Taxonomie »). Outre les termes expressément définis dans le présent document, les termes suivants, principalement issus du Project Management Institute ( PMI ), sont définis comme suit :

4.1. L'approbation du plan signifie un formulaire de justification qui a été approuvé par le DSI.

4.2. L'autorisation de procéder signifie une demande de procéder qui a été approuvée par le DSI.

4.3. Le terme « Contrat(s) de technologies de l’information » ou « Contrat(s) » a la même signification que celle qui lui est donnée dans la taxonomie.

4.4. Projet(s) de technologies de l'information , Projet(s) informatique(s) ,   ou Projet(s) a la même signification que celle qui lui est donnée dans la taxonomie.

4.5. Approbation(s) du projet ou Approbation(s) désigne toutes les approbations ou signatures nécessaires requises au cours du cycle de vie du projet comme condition préalable au passage à la phase suivante du projet, y compris, mais sans s'y limiter, une approbation de plan, une approbation de poursuite ou toute autre approbation ou signature pouvant être requise par :

4.5.1. Le DSI ou le Bureau ;

4.5.2. Les sous-comités informatiques concernés ; ou

4.5.3. Toutes les lois, règles ou documents de gouvernance informatique applicables.

4.6. Le terme « budget du projet » ou « budget » a la même signification que celle qui lui est donnée dans la taxonomie.

4.7. Approbation(s) de changement de projet ou Approbation(s) de changement désigne une demande de changement qui a été approuvée par le DSI.

4.8. Changement(s) de projet ou Changement(s) désigne un changement de portée, de budget, d'échéancier, d'étapes clés et/ou d'autres livrables ou ressources d'un projet ou liés à celui-ci.

4.9. Demande(s) de modification de projet ou demande(s) de modification désigne une demande formelle soumise au DSI/Bureau pour une modification d'un projet.

4.10. Charte de projet ou Charte désigne un document signé par le responsable de l’agence participante qui finance le projet et qui comprend au minimum :

4.10.1. Fournit une autorisation expresse pour procéder à un projet ;

4.10.2. Désigne un chef de projet ayant l'autorité d'affecter les ressources organisationnelles aux activités du projet et de mener à bien et de coordonner la bonne réalisation du projet ;

4.10.3. Décrit la portée prévue ;

4.10.4. Identifie un budget estimatif ; et

4.10.5. Identifie les étapes clés initiales et estimées, ainsi que les échéanciers, y compris une date d'achèvement estimée du projet.

4.11. Rapport de clôture de projet ou rapport de clôture désigne un rapport final et formalisé, comprenant au minimum :

4.11.1. Résumer le projet achevé et comparer le projet tel qu'il est achevé avec le périmètre, le budget, le calendrier et les jalons approuvés, y compris toute modification précédemment approuvée à l'un des éléments susmentionnés ; et

4.11.2. Décrire les principaux enseignements tirés ou les problèmes rencontrés au cours du cycle de vie du projet.

4.12. Achèvement du projet , Clôture du projet , Achèvement ,   La clôture d'un projet désigne sa livraison réussie, conforme à son périmètre et incluant les modifications préalablement approuvées. Elle comprend toutes les tâches finales, étapes, la documentation, les rapports et les procédures de départ nécessaires à la clôture officielle du projet, y compris la soumission du rapport de clôture au DSI.

4.13. L’exécution du projet ou l’exécution désigne, à titre d’exemple uniquement, la suite à la réception d’une autorisation de procéder du DSI :

4.13.1. Exécution de tout contrat ou instrument d’achat résultant de tout processus d’approvisionnement achevé au cours de la planification du projet ;

4.13.2. Exécution de tout instrument d’achat dans le cadre de tout contrat préexistant.

4.13.3. Dans le cas où le projet sera réalisé grâce au déploiement de ressources étatiques existantes disponibles par l’intermédiaire du Bureau, en tout ou en partie, l’exécution de tout énoncé de travail ou autre document similaire entre l’Agence participante et le Bureau documentant et formalisant les rôles, les responsabilités et les attentes des parties.

4.13.4. Diriger, gérer, exécuter et mener à bien les travaux du projet ; fournir les livrables ; et/ou fournir des informations sur les performances du travail.

4.14. L’ initiation de projet désigne le lancement du processus pouvant aboutir à l’autorisation d’un nouveau projet. L’initiation commence dès la phase d’idée ou de conception.

4.15. Formulaire(s) de justification de projet ou Formulaire(s) de justification désigne une demande formelle d'approbation soumise au DSI/Bureau au début vers la fin de l'initiation du projet, mais avant la planification du projet, décrivant le besoin commercial d'un projet proposé.

4.16. Le cycle de vie du projet ou cycle de vie désigne l'ensemble des phases que traverse un projet, de son initiation à son achèvement/clôture.

4.17. Le terme « chef de projet » désigne la personne responsable de la direction et de la gestion d’un projet, de sa planification à sa clôture. Cette personne est désignée dans la charte.

4.18. Les termes « jalon(s) du projet » ou « jalon(s) » ont la même signification que celle qui leur est donnée dans la taxonomie.

4.19. La planification de projet ou la planification désigne, après réception de l’approbation du plan par le DSI, le processus suivant :

4.19.1. Rédaction et exécution d’une charte ;

4.19.2. Identifier, définir, estimer et documenter la portée, le budget, le calendrier, les jalons et autres buts, objectifs, tâches, livrables et risques associés ou nécessaires à la réalisation réussie d'un projet proposé ;

4.19.3. Identifier et documenter tous les processus d’approvisionnement qui pourraient devoir être suivis ou les véhicules contractuels préexistants qui pourraient être utilisés pour mener à bien un projet proposé ;

4.19.4. Conduire tous les processus d'approvisionnement et rédiger tous les contrats et/ou instruments d'achat qui pourraient devoir être exécutés ;

4.19.5. Rédaction de tout instrument d’achat dans le cadre de tout contrat préexistant qui pourrait devoir être exécuté ;

4.19.6. Dans le cas où le projet sera réalisé grâce au déploiement de ressources étatiques existantes disponibles par l'intermédiaire du Bureau, en tout ou en partie, la rédaction de tout énoncé de travail ou autre document similaire entre l'organisme participant et le Bureau documentant et formalisant les rôles, les responsabilités et les attentes des parties.

4.19.7. Obtention de toutes autres approbations requises avant l'exécution.

4.20. Le terme « portée du projet » ou « étendue » a la même signification que celle qui lui est donnée dans la taxonomie.

4.21. Rapport(s) d'état du projet ou rapport(s) d'état désigne un rapport régulier et formalisé résumant l'état d'avancement du projet par rapport à la portée, au budget, au calendrier et aux jalons approuvés, y compris les modifications précédemment approuvées à l'un des éléments ci-dessus.

4.22. Le terme « calendrier du projet » ou « calendrier » a la même signification que celle qui lui est donnée dans la taxonomie.

4.23. L'instrument d'achat a la même signification que celle qui lui est donnée dans la taxonomie.

4.24. Demande(s) de procéder désigne une demande formelle d'approbation soumise au DSI/Bureau vers la fin de la planification du projet, mais avant l'exécution du projet :

4.24.1. Description du périmètre, du budget, du calendrier et des étapes clés définitifs du projet, ainsi que d'un résumé des modifications apportées; et

4.24.2. Laquelle de ces demandes doit être accompagnée de :

4.24.2.1. Tous les contrats applicables et/ou instruments d'achat correspondants qui sont prêts à être contresignés après l'approbation du DSI ;

4.24.2.2. Dans le cas où le projet sera réalisé grâce au déploiement de ressources étatiques existantes disponibles par l'intermédiaire du Bureau, en tout ou en partie, un énoncé des travaux ou un autre document similaire entre l'organisme participant et le Bureau documentant et formalisant les rôles, les responsabilités et les attentes des parties.

5. Politique de gestion de projets d'entreprise (Politique). La politique de l'État de l'Iowa est que, quel que soit le budget estimé du projet, les organismes participants menant un projet informatique doivent désigner un chef de projet pendant les phases de planification, d'exécution et d'achèvement dudit projet, et ce, conformément à la norme de gestion de projets d'entreprise énoncée ci-dessous.

6. Entreprise   Projet   Gestion   Standard (Standard).

6.1. Qui peut servir/expérimenter .

6.1.1. Qui peut servir. Dans la mesure où cela est compatible avec les exigences de la section 6.1.2 (Expérience) et les autres lois, règles et règlements applicables,   et en matière de documents de gouvernance informatique, un chef de projet peut être l'un des suivants :

6.1.1.1. Personnel de l'État déjà en poste et employé par un organisme participant ;

6.1.1.2. Personnel de l'État nouvellement embauché par l'organisme participant ;

6.1.1.3. Personnel de l'État mis à disposition par et par l'intermédiaire de la Division de gestion de projet de l'OCIO ; ou

6.1.1.4. Sous-traitants ou personnel du fournisseur.

6.1.2. Expérience. Tous les organismes participants menant un projet doivent désigner un chef de projet lors de la planification du projet et maintenir ce chef de projet en fonction jusqu'à la fin du projet ou jusqu'à ce que celui-ci soit définitivement arrêté, en fonction de l'expérience requise et des seuils financiers suivants :

6.1.2.1. Tous les organismes participants menant un projet dont la valeur estimée est inférieure ou égale à 100 000 $ doivent désigner un chef de projet. Aucune expérience préalable ou formelle n’est requise pour un projet de cette valeur estimée, mais la présence d’un interlocuteur désigné, responsable de la coordination et de la réalisation du projet, est essentielle à sa réussite.

6.1.2.2. Tous les organismes participants menant un projet dont la valeur estimée dépasse 100 000 $ doivent désigner un chef de projet capable de démontrer :

6.1.2.2.1. Expérience antérieure de gestion d'au moins un projet de taille, d'envergure et de complexité similaires ; ou

6.1.2.2.2. Formation formelle en gestion de projet.

6.1.2.3. Tous les organismes participants menant un projet dont la valeur estimée dépasse 500 000 $ doivent désigner un chef de projet capable de démontrer les deux :

6.1.2.3.1. Expérience antérieure de gestion d'au moins un projet de taille, d'envergure et de complexité similaires ; et

6.1.2.3.2. Formation formelle en gestion de projet.

6.2. Rôles, responsabilités et devoirs du chef de projet, et normes de pratique. Chaque organisme participant exige, comme condition d'embauche ou d'affectation, que le chef de projet désigné soit responsable de la définition, de la description, de la documentation, de la planification, du suivi, de la coordination et de la gestion des aspects pertinents des éléments suivants durant les phases de planification, d'exécution et d'achèvement d'un projet :

6.2.1. Planification du projet . Le chef de projet est chargé de faciliter et de coordonner les activités de planification et d'aider à la préparation de la documentation nécessaire pendant la phase de planification. Cela comprend, sans s'y limiter, la coordination avec le personnel étatique compétent de l'organisme participant et/ou les autres parties prenantes du projet, et, le cas échéant, avec les autres entités gouvernementales chargées de superviser/gérer les processus d'approvisionnement/de passation de marchés/de gestion de projet de l'État.

6.2.1.1. Portée, budget, échéancier et jalons. Identification, définition, description, estimation et documentation, le cas échéant, de la portée, du budget, de l'échéancier, des jalons et autres buts, objectifs, tâches, livrables et risques associés à la réalisation du projet proposé ou nécessaires à sa bonne exécution, conformément aux dispositions suivantes :

6.2.1.1.1. Portée. Lors de l'identification, de la définition, de la description et de la documentation de la portée, le chef de projet doit faire des efforts raisonnables pour s'assurer que la portée comprend tous les travaux nécessaires, et seulement les travaux nécessaires , pour mener à bien le projet.

6.2.1.1.2. Budget. Lors de l'estimation et de la documentation du budget du projet, le chef de projet doit, en coordination avec le personnel étatique compétent de l'organisme participant et/ou d'autres parties prenantes du projet, prévoir et documenter tous les coûts et dépenses raisonnables prévus qui devraient être engagés tout au long du cycle de vie du projet.

6.2.1.1.3. Échéanciers/Étapes clés.

6.2.1.1.3.1. Lors de l'identification et de la documentation des échéanciers et des jalons estimés du projet, le chef de projet doit, en coordination avec le personnel compétent de l'État, identifier et documenter les échéanciers et les étapes clés du projet. de la part de l'organisme participant et/ou d'autres parties prenantes du projet, s'efforcer d'identifier les objectifs souhaités, mais raisonnablement réalisables,   Calendrier et étapes clés du projet.

6.2.1.1.3.2. Lors de l'identification et de la documentation des échéanciers et des jalons estimés du projet, le chef de projet   devoir   assurer   le projet a   les deux   une date de début et de fin estimée.

6.2.1.2. Charte de projet.

6.2.1.2.1. Assister le chef de l’organisme participant dans la rédaction et faciliter la mise en œuvre d’une charte de projet ; et

6.2.1.2.2. Soumettre, répondre aux questions et fournir des informations complémentaires, et défendre la Charte de projet devant le Sous-comité des projets et des investissements dans le cadre de l'obtention d'une autorisation de procéder du DSI conformément au processus de gouvernance des projets de technologies de l'information.

6.2.1.3. Processus d’approvisionnement. Identification, assistance et coordination dans le cadre de l’exécution, de la négociation et de la rédaction de tout document ou contrat nécessaire, le cas échéant :

6.2.1.3.1. Processus d’approvisionnement et contrats et/ou instruments d’achat qui en résultent et qui peuvent devoir être exécutés ;

6.2.1.3.2. Instruments d’achat dans le cadre de tout contrat préexistant ;

6.2.1.3.3. Dans le cas où le projet sera réalisé grâce au déploiement de ressources étatiques existantes disponibles par l'intermédiaire du Bureau, en tout ou en partie, tout énoncé de travail ou autre document similaire entre l'organisme participant et le Bureau documentant et formalisant les rôles, les responsabilités et les attentes des parties.

6.2.1.4. Demande de poursuite.

6.2.1.3.1. Assistance à la rédaction et à la finalisation d'une demande de poursuite des travaux; et

6.2.1.4.2. Soumettre, répondre aux questions et fournir des informations complémentaires, et défendre la demande de poursuite devant le sous-comité des projets et des investissements dans le cadre de l'obtention d'une approbation de poursuite du DSI conformément au processus de gouvernance des projets de technologies de l'information.

6.2.1.4.3. Fourniture de documents au Sous-comité des projets et des investissements dans le cadre d'une demande de mise en œuvre :

6.2.1.4.3.1. Contrats et/ou instruments d'achat correspondants prêts à être contresignés après l'approbation du DSI ;

6.2.1.4.3.2. Dans le cas où le projet sera réalisé grâce au déploiement de ressources étatiques existantes disponibles par l'intermédiaire du Bureau, en tout ou en partie, un ou plusieurs énoncés de travail ou autres documents similaires entre l'organisme participant et le Bureau documentant et formalisant les rôles, les responsabilités et les attentes des parties.

6.2.2. Exécution du projet . Le chef de projet est chargé de faciliter et de coordonner les activités d'exécution et d'aider à la préparation de la documentation nécessaire pendant cette phase. Cela inclut, sans s'y limiter, la coordination avec le personnel étatique compétent de l'organisme participant et/ou les autres parties prenantes du projet, et, le cas échéant, avec les autres entités gouvernementales chargées de superviser/gérer les processus d'approvisionnement, de passation de marchés et de gestion de projet de l'État.

6.2.2.1. Processus d'approvisionnement. Coordination et facilitation de la mise en œuvre de toutes les actions nécessaires :

6.2.2.1.1. Contrats et/ou instruments d'achat correspondants prêts à être contresignés après l'approbation du DSI ;

6.2.2.1.2. Dans le cas où le projet sera réalisé grâce au déploiement de ressources étatiques existantes disponibles par l’intermédiaire du Bureau, en tout ou en partie, un ou plusieurs énoncés de travail ou autres documents similaires entre l’organisme participant et le Bureau documentant et formalisant les rôles, les responsabilités et les attentes des parties.

6.2.2.2. Périmètre, budget, échéancier et étapes clés. Suivi et documentation :

6.2.2.2.1. Portée. Tous les travaux réalisés conformément à la portée précédemment approuvée.

6.2.2.2.2. Budget. Les coûts réels engagés par rapport au budget précédemment approuvé.

6.2.2.2.3. Échéanciers/Jalons. Tous les travaux réalisés conformément aux échéanciers et jalons précédemment approuvés, conformément aux termes, conditions et procédures contractuels applicables, y compris, mais sans s'y limiter, ceux liés aux tests ou à l'acceptation de tout livrable ;

6.2.2.3. Modifications du projet. Gestion, suivi et documentation actifs de toutes les modifications et, concernant ces modifications :

6.2.2.3.1. Aider à la rédaction et à la finalisation des demandes de modification de projet ;

6.2.2.3.2. Soumettre, répondre aux questions et fournir des informations complémentaires, et défendre les demandes de modification de projet auprès du sous-comité des projets et des investissements dans le cadre de l'obtention d'une approbation de modification du DSI conformément au processus de gouvernance des technologies de l'information ;

6.2.2.3.3. Fourniture de documents au sous-comité des projets et des investissements dans le cadre d'une demande de modification :

6.2.2.3.3.1. Modifications de contrat proposées et/ou nouveaux instruments d'achat proposés, modifications d'instruments d'achat précédemment exécutés ou ordres de modification, selon le cas, qui sont prêts à être contresignés après l'approbation du DSI ;

6.2.2.3.3.2. Dans le cas où le projet sera réalisé grâce au déploiement de ressources étatiques existantes disponibles par l'intermédiaire du Bureau, en tout ou en partie, de nouveaux énoncés de travaux proposés, de modifications aux énoncés de travaux, d'ordres de changement ou d'autres documents similaires documentant et formalisant les rôles, les responsabilités et les attentes des parties à la lumière du changement proposé.

6.2.2.4. Exécution. Toute autre activité visant à assurer le suivi, la coordination, la facilitation ou la direction de l'exécution des travaux du projet, y compris, mais sans s'y limiter :

6.2.2.4.1. Signaler tout problème susceptible de compromettre considérablement le succès du projet au personnel étatique compétent de l'agence participante et/ou aux autres parties prenantes du projet, et, le cas échéant, aux autres entités gouvernementales chargées de superviser/gérer les processus d'approvisionnement/de passation de marchés/de gestion de projet de l'État ;

6.2.2.4.2 S’assurer que le contrat ou les déclarations applicables en matière de conditions de travail et de procédures sont respectés.

6.2.3. Rapports d'état du projet. Le chef de projet est responsable de la rédaction et de la soumission des rapports d'état du projet au sous-comité des projets et des investissements pendant les phases de planification et d'exécution, conformément au processus de gouvernance des technologies de l'information.

6.2.4. Clôture du projet . Le chef de projet est chargé de faciliter et de coordonner les activités de clôture et d'aider à la préparation de la documentation nécessaire durant cette phase. Cela inclut, sans s'y limiter, la coordination avec le personnel étatique compétent de l'organisme participant et/ou les autres parties prenantes du projet, et, le cas échéant, avec les autres entités gouvernementales chargées de superviser/gérer les processus d'approvisionnement, de passation de marchés et de gestion de projet de l'État.

6.2.4.1. Rapport de clôture de projet. Rédaction et soumission d'un rapport de clôture au sous-comité des projets et des investissements conformément au processus de gouvernance des technologies de l'information.

6.2.4.2. S’assurer que tous les contrats ou déclarations de travaux applicables sont complétés, y compris, mais sans s’y limiter, ceux relatifs aux tests ou à l’acceptation de tout livrable ;

6.2.4.3. Réunion avec le personnel étatique approprié de l'agence participante et/ou d'autres parties prenantes du projet pour discuter des succès ou des échecs globaux.

7. Fournisseurs/Entrepreneurs. Les organismes participants qui déploient des entrepreneurs ou du personnel de fournisseurs en tant que gestionnaires de projet pour un projet doivent s'assurer que le respect du présent document de gouvernance informatique constitue une obligation contractuelle pour ces entrepreneurs ou ce personnel.