Empresa Lean

Lean es un conjunto de principios, métodos y herramientas que mejoran la velocidad y la eficiencia de cualquier proceso mediante la eliminación de desperdicios. Si bien Lean se originó en las operaciones de fabricación de Toyota —conocidas como el Sistema de Producción Toyota—, estas herramientas se han aplicado con éxito en organizaciones de todos los sectores. Los principios de Lean incluyen los siguientes:

Definir el valor desde la perspectiva del cliente.
Identificar el flujo de valor de cada familia de productos/servicios.
Hacer que el producto/servicio fluya.
Entregue cuando el cliente retira sus productos de sus operaciones.
Gestionar hacia la perfección.

Las metodologías comunes de Lean incluyen: Kaizen, Design for Lean Sigma, Value Stream Mapping y 5s.

Kaizen

Un evento altamente enfocado y orientado a la acción.
Objetivos claros,
Centrado en la medición,
Basado en datos y hechos,
Utiliza la creatividad antes que el capital
Un equipo empoderado toma medidas para mejorar un proceso específico
El nuevo proceso está diseñado de inmediato.

Los eventos Kaizen no duran más de cuatro días y medio (de lunes por la mañana a viernes por la mañana). Se realiza una reunión previa de medio día entre dos y seis semanas antes del evento, y reuniones de seguimiento a los 30, 60 y 90 días, a los 6 meses y al año.

Diseño para Lean Sigma

Metodología para la tripulación de servicios, productos o procesos
Aplicable a cualquier proyecto de alto valor que necesite una cantidad significativa de diseño nuevo.
Fuerte énfasis en captar y comprender las necesidades del cliente y de la organización.

Mapeo del flujo de valor

Mapeo de numerosos procesos que forman parte de un tema general o flujo de valor (p. ej., DNR-Aguas Subterráneas y todos los programas que trabajan con aguas subterráneas) desde una perspectiva de 9.144 metros para identificar brechas o solapamientos en los programas y servicios. Cada mapa de flujo de valor individual constará de un máximo de 15 pasos. El mapeo de flujo de valor se utilizará como herramienta de planificación estratégica y brindará a las agencias un plan para trabajar durante un período de 3 a 5 años, aunque puede utilizarse para plazos más cortos, como de 1 a 3 años.

5S

Un proceso y método para crear y mantener un lugar de trabajo organizado, limpio y de alto rendimiento, que:

Permite la identificación de residuos
Promueve la satisfacción de los empleados
Habilita operaciones estándar
Permite el control visual

Los métodos y herramientas Lean se aplican a cualquier proceso en el que un empleado:

Persigue información para completar una tarea
Debe pasar por múltiples bucles de decisión
Se interrumpe constantemente cuando intenta completar una tarea.
Se dedica a la agilización (de informes, compras, materiales, etc.)
Funciona por lotes
Encuentra trabajo perdido en el "espacio en blanco" entre los silos organizacionales
"No sabe lo que no sabe"

De Lean Six Sigma para el Servicio por Michael L. George

Lean reconoce que, en la mayoría de los procesos, solo el 5 % de las actividades aportan valor al cliente, lo que significa que el 95 % son actividades necesarias que no aportan valor o desperdicios. Al definir claramente el valor de un servicio o producto específico desde la perspectiva del cliente, se puede identificar la eliminación de las actividades que no aportan valor y los desperdicios. Eliminar los desperdicios es la mayor fuente potencial de mejora en el rendimiento del proceso y el servicio al cliente. Una vez identificados los desperdicios, se rediseñan los procesos para permitir que el servicio, la información o el producto fluyan a través del nuevo proceso sin interrupciones.

Lean ayuda a las organizaciones a optimizar la ejecución del trabajo y a eliminar el desperdicio. Mediante el uso de herramientas Lean, su agencia puede:

Eliminar o reducir drásticamente los atrasos .
Reducir los plazos de entrega en más del 50%.
Disminuir la complejidad de los procesos.
Mejorar la calidad de las aplicaciones y la consistencia de las revisiones o inspecciones.
Liberar más tiempo del personal para trabajos de “misión crítica” .
Mejorar la moral del personal y la transparencia de los procesos.

Los roles comunes en Lean incluyen: alta gerencia, patrocinador del evento Lean, equipo del evento Lean y empleados del proceso.

Alta Dirección
El compromiso y la participación de la alta dirección son el factor más importante para el éxito a largo plazo. Lean es un impulso descendente para transformar la cultura hacia una de mejora continua.

Patrocinador del evento Lean
El papel fundamental de un patrocinador de equipo es apoyarlo, tanto durante como después del evento. Para garantizar el éxito del equipo, un patrocinador debe:

Apasionado - Apoyo entusiasta al equipo
Estratégico: utilizar la actividad del evento para avanzar hacia un objetivo comercial mejorando el rendimiento del proceso objetivo y teniendo en cuenta el impacto en el sistema total.
Comprometidos: comprometidos desde la planificación previa al evento hasta el mantenimiento.
Dispuesto a asumir riesgos: fomentar el pensamiento creativo para lograr resultados que rompan paradigmas.
Mente abierta: Influir en el equipo para desarrollar la mejor solución sin introducir ideas preconcebidas.

Equipo de eventos Lean
Se espera que el equipo asista a todo el evento y participe plenamente aportando ideas y aportando ideas. También se espera que complete las tareas identificadas durante la reunión o las que se definan después del evento. Los miembros deben ser multifuncionales. Recuerde la regla 1/3, 1/3, 1/3:

1/3 que trabajan directamente en el proceso o están cerca de él
1/3 que están algo conmovidos por el proceso
1/3 que no tienen conocimiento del proceso, es decir, partes interesadas/clientes externos

El equipo ideal tiene 12 miembros, aunque se pueden formar equipos más grandes según sea necesario.

Empleados de proceso

Los empleados que no participan directamente en el equipo pueden recibir preguntas de los miembros del equipo para aclarar su participación en el proceso. Los miembros del equipo pueden observar y cronometrar a los empleados mientras completan un paso del proceso, o discutir el tiempo necesario para completarlo. Los eventos se realizan asumiendo que todos los involucrados ya están haciendo su mejor esfuerzo; sin embargo, con ayuda, se pueden modificar los esfuerzos para reducir pasos, retrasos y tiempo, sin afectar el rendimiento ni la calidad.

El proceso debe ser de gran volumen, seguir los mismos pasos en cada ocasión y ser una actividad esencial del negocio. Los proyectos específicos deben evaluarse en función de su impacto potencial en los clientes y la ciudadanía, así como en su eficacia o eficiencia interna. Algunos criterios de ejemplo incluyen:

Preocupaciones sobre la financiación
Quejas de servicio al cliente
Problemas de productividad
Alto volumen y/o criticidad