Política de intercambio de información de datos

30 de junio de 2017

1. Propósito - Esta Política establece los términos y condiciones bajo los cuales las Agencias Estatales (Agencia o Agencias) pueden obtener acceso a las Herramientas de Productividad de Tecnología de la Información Empresarial que permiten a las Agencias compartir o difundir datos y/o información con o a personas tanto dentro como fuera del gobierno estatal para promover la misión de la Agencia.
2. Resumen - Numerosas agencias han solicitado a la Oficina que habilite diversas herramientas de productividad que permitan compartir o difundir datos e información con personas tanto dentro como fuera del gobierno estatal. La Oficina tiene la intención de poner estas herramientas a disposición de las agencias estatales para que puedan compartir y difundir datos e información de manera eficiente y, por consiguiente, reducir los costos administrativos. Sin embargo, dado que estas herramientas facilitan el intercambio de datos con el público en general, la Oficina ha determinado que lo más conveniente para el Estado es establecer procedimientos y requisitos que rijan el uso y la gestión de estas herramientas por parte de las agencias.
3. Alcance/Aplicación : Esta Política se aplica a todas las agencias que tienen acceso a las diversas Herramientas de Productividad que la Oficina pone a su disposición y que les permiten compartir o difundir datos e información con personas tanto dentro como fuera del gobierno estatal. Se recomienda a las agencias que adopten normas y políticas complementarias que rijan el uso de dichas Herramientas de Productividad, de acuerdo con sus necesidades operativas y las leyes, normas y reglamentos aplicables. Dichas normas y políticas complementarias pueden complementar, pero no menoscabar, esta Política. En caso de conflicto entre esta Política y una norma o política adoptada por una agencia, prevalecerá esta Política.
4. Definiciones - Los términos en mayúscula que no se definen en este documento tendrán el mismo significado que se les atribuye en la sección 8B.1 del Código de Iowa y las normas administrativas correspondientes. Algunos términos utilizados en esta Política se definen de la siguiente manera:
   • 4.1 Herramienta(s) de productividad de tecnología de la información empresarial o Herramienta(s) de productividad significa aplicaciones, software, programas, módulos y componentes puestos a disposición por la Oficina para su uso por las Agencias que facilitan el intercambio o la difusión de datos y/o información (incluidos, pero no limitados a, datos o información alojados en documentos, hojas de cálculo, presentaciones o sitios web) con o a personas tanto dentro como fuera del gobierno estatal, tales como Google Docs, Google Drive, Google Sites o Google Groups.
   • 4.2 Administrador calificado significa un empleado, agente, afiliado, contratista independiente u otro tercero designado por la Agencia correspondiente para crear, gestionar y/o administrar Herramientas de productividad en nombre de una Agencia.
5. Política de intercambio de datos/información
   • 5.1. Acceso a herramientas de productividad. Para obtener acceso a las herramientas de productividad, una agencia debe:
     • 5.1.1. Designar un Administrador Calificado(s). Para ello, una persona dentro de la Agencia correspondiente con la autoridad delegada para hacerlo debe proporcionar el nombre(s) y otra información solicitada de dicho(s) Administrador(es) Calificado(s) a la Oficina en cio@iowa.gov .
     • 5.1.2. Un organismo solo podrá designar el número mínimo de administradores cualificados necesarios para garantizar la gestión eficaz de las herramientas de productividad que utilice. Un administrador cualificado podrá ser responsable de supervisar el uso que haga su organismo de todas las herramientas de productividad, o solo de un subconjunto de ellas; sin embargo, cada herramienta de productividad que utilice el organismo deberá contar con un administrador cualificado designado, responsable de gestionar y supervisar su uso.
   • 5.2. Responsabilidades del Administrador Calificado. Un Administrador Calificado es responsable de gestionar y supervisar las prácticas de intercambio y difusión de datos e información de su Agencia a través de las Herramientas de Productividad para las que ha sido designado como Administrador Calificado. Para ello, un Administrador Calificado deberá:
     • 5.2.1. Poseer un conocimiento exhaustivo de las funciones de uso compartido y control de acceso asociadas con las Herramientas de productividad que se les ha asignado administrar y supervisar, y las posibles consecuencias asociadas con el incumplimiento por parte del personal de la Agencia de hacer un uso adecuado de dichas funciones;
     • 5.2.2. Ser responsable de brindar capacitación y responder preguntas del personal de la Agencia relacionadas con el uso adecuado de las funciones de uso compartido y control de acceso asociadas con las Herramientas de productividad que se les ha asignado administrar y supervisar y las posibles consecuencias asociadas con no hacer un uso adecuado de dichas funciones;
     • 5.2.3. Establecer y actualizar periódicamente normas y políticas suplementarias específicas de la Agencia que rijan el uso de las Herramientas de Productividad que se les ha asignado administrar y supervisar de conformidad con la misión de su Agencia y las leyes, normas y reglamentos aplicables;
     • 5.2.4. Supervisar y controlar el uso de las Herramientas de Productividad que se les han asignado para administrar y supervisar por parte del personal de la Agencia para garantizar que dichas Herramientas de Productividad se utilicen de conformidad con las normas, políticas, leyes, reglas y reglamentos aplicables relacionados con el intercambio y la difusión de datos y/o información y tomar medidas para remediar cualquier incumplimiento identificado.
   • 5.3. Términos y condiciones de uso.
     • 5.3.1. Responsabilidad de la Agencia . Una Agencia que opte por utilizar las Herramientas de Productividad puestas a disposición por la Oficina es la única responsable de todos y cada uno de los riesgos asociados con los datos o la información puestos a disposición de personas tanto dentro como fuera del gobierno estatal, incluyendo, entre otros:
       • 5.3.1.1. Todos y cada uno de los datos y/o información que cargue, envíe, almacene, transmita, reciba y/o ponga a disposición de personas tanto dentro como fuera del gobierno estatal a través de dichas Herramientas de Productividad, incluyendo, entre otros, garantizar que dichos datos o información estén disponibles de conformidad con las normas, políticas, leyes, reglas y reglamentos aplicables;
       • 5.3.1.2. Moderar cualquier contenido integrado o puesto a disposición de otro modo a través de dichas Herramientas de productividad, incluyendo, entre otros, la aprobación y la eliminación de contenido;
       • 5.3.1.3. Gestionar y supervisar cualquier red social incorporada o integrada en dichas Herramientas de productividad, incluidas, entre otras, Twitter, Facebook, LinkedIn o Google+;
       • 5.3.1.4. Cualquier uso y/o riesgos asociados con cualquier aplicación, software, programa, módulo y componente de terceros incorporado o integrado en las Herramientas de Productividad.
     • 5.3.2. Derecho de la oficina a revisar el contenido.
       • 5.3.2.1. Salvo que se disponga o requiera lo contrario en un Memorando de Entendimiento u otro acuerdo intergubernamental entre la Oficina y una Agencia, un formulario de confidencialidad firmado por la Oficina o una Agencia, o la ley, norma o reglamento aplicable, al optar por utilizar las Herramientas de Productividad, una Agencia consiente y autoriza a la Oficina a revisar todo el contenido cargado, enviado, almacenado, transmitido, recibido y/o puesto a disposición a través de dichas Herramientas de Productividad para determinar si dicho contenido se ha puesto a disposición de algún personal del Estado o del público en violación de las Normas y Políticas de Tecnología de la Información aplicables y/o cualquier ley, norma o reglamento. Si la Oficina determina que dicho contenido se ha puesto a disposición en violación de las Normas y Políticas de Tecnología de la Información aplicables y/o cualquier ley, norma o reglamento, o que de otro modo parece constituir una publicación o difusión no autorizada o involuntaria de información sensible o confidencial, la Oficina notificará de inmediato a la Agencia correspondiente sobre el problema y trabajará en conjunto con la Agencia para remediarlo. La Oficina podrá eliminar o deshabilitar inmediatamente el contenido ofensivo sin previo aviso a la Agencia correspondiente; siempre que la Oficina notifique a la Agencia de dicha acción tan pronto como sea razonablemente posible.
       • 5.3.2.2. No obstante lo anterior, una Agencia que opte por utilizar las Herramientas de Productividad puestas a disposición por la Oficina sigue siendo la única responsable de todo y cada uno de los contenidos puestos a disposición a través de dichas Herramientas de Productividad, según lo establecido en la Sección 5.3.1, anterior, y las Agencias no deben asumir que la Oficina revisará su uso de dichas Herramientas de Productividad o cualquier contenido puesto a disposición a través de las mismas para aliviar la necesidad de gestionar de forma independiente el contenido de manera responsable y en cumplimiento de las normas, políticas, leyes, reglas o reglamentos aplicables.
       • 5.3.3. Normas y políticas adicionales de tecnología de la información. No obstante cualquier disposición en contrario en esta Política, esta no constituye la única norma o política de tecnología de la información aplicable a la gestión y/o administración de las herramientas de productividad de una agencia, ni a los datos o la información compartidos o difundidos por o a través de dichas herramientas. A modo de ejemplo, también podrían aplicarse las siguientes normas o políticas adicionales de tecnología de la información:
         • 5.3.3.1. Clasificación de datos;
         • 5.3.3.2. Administración de datos;
         • 5.3.3.3. Estándar de seguridad para aplicaciones web;
         • 5.3.3.4. Sistema de gestión de contenido web;
         • 5.3.3.5. Diseño web;
         • 5.3.3.6. Notas sobre la política de la página web;
         • 5.3.3.7. Accesibilidad del sitio web.
6. Proveedores y contratistas. Esta Política se aplica a los empleados, agentes, afiliados, subcontratistas y otros terceros que trabajan en nombre de los contratistas de las Agencias, en la medida en que los contratistas de las Agencias y sus empleados, agentes, afiliados, subcontratistas y otros terceros que trabajan en su nombre utilicen estas Herramientas de Productividad para acceder, crear, administrar, compartir y/o difundir datos o información en nombre de las Agencias.
7. Actualizaciones. Esta política se revisará al menos cada dos años y se actualizará según sea necesario.
8. Fecha de entrada en vigor. Esta política entrará en vigor el 1 de julio de 2017.
9. Aplicación. Esta Política se aplicará de conformidad con las reglas 11-25.11 y 11-117.11 del Código Administrativo de Iowa y las secciones 8B.21(1)(d), (f) y (h), 8B.23(1) y 8B.24(1) del Código de Iowa.
10. Exención/Variación. Las normas 11-25.11(2) y 11-117.11(3) del Código Administrativo de Iowa y la sección 8B.21(5) del Código de Iowa prevén exenciones/variaciones de las normas y políticas. Las solicitudes de exención/variación de cualquiera de los requisitos de esta Política deberán presentarse por escrito al Director de Información del Estado a la dirección cio@iowa.gov.