Estándar de proceso de política de gobernanza de proyectos

1. Resumen. El CIO y la Oficina tienen a su cargo, entre otras cosas, facilitar la organización y gestión de la inversión en proyectos de tecnología de la información en todo el gobierno estatal; revisar, evaluar y hacer recomendaciones en lo que respecta a los proyectos de tecnología de la información propuestos y las oportunidades de financiación con el objetivo de reducir   duplicación, compartición de recursos y garantía del éxito en toda la empresa; apoyo a la implementación de las mejores prácticas de gestión de proyectos.   prácticas   al otro lado de   Estado   Gobierno   a   apoyo   el éxito de los proyectos de tecnología de la información; y ayudar a las agencias participantes con la presentación de informes sobre el estado y la finalización de los proyectos de tecnología de la información. Con ese fin, este documento de gobernanza de TI establece los procesos sobre cómo y cuándo   Participativo   Los organismos deberán interactuar con el CIO y la Oficina en su capacidad de gobernanza/supervisión de proyectos, y con los Estándares por los cuales el CIO y la Oficina tomarán decisiones sobre si determinados proyectos deben proceder y bajo qué circunstancias o en qué condiciones.
2. Propósito. El propósito de este Documento de Gobernanza de TI es establecer y hacer efectiva claramente la Política del Estado de llevar a cabo Proyectos de Tecnología de la Información de manera organizada, diseñada para lograr los resultados deseados y predefinidos del Proyecto, dentro del presupuesto, de acuerdo con el plan estratégico empresarial y sujeto a la gestión/supervisión apropiada por parte de:

2.1. Articular claramente los procesos sobre cómo y cuándo las agencias participantes deben interactuar con el CIO y la Oficina en su capacidad de gobernanza/supervisión del proyecto;

2.2 Establecer los estándares por los cuales el CIO y la Oficina tomarán decisiones sobre si determinados proyectos deben continuar y bajo qué circunstancias o en qué condiciones.

3. Alcance/Aplicación. Este documento de gobernanza de TI se aplica a todos los organismos participantes. Este documento de gobernanza de TI también se aplica al subcomité de proyectos e inversiones, el   TLG, el CIO, la Oficina y todo el Estado   Personal   a   el   medida   cualquier   de   el   precedente   es   involucrado   en   la administración de este Documento de Gobernanza de TI en nombre del CIO y la Oficina.
4. Definiciones. Los términos en mayúscula que no se definen en el presente documento tendrán el mismo significado que el término definido correspondiente en las siguientes fuentes, según corresponda.   modificado   de   tiempo   a   tiempo,   en el siguiente orden de prioridad   orden:   Iowa   Código   Capítulo   8B,   Iowa   Administrativo   Código   Capítulo   129;   y la Taxonomía de Documentos de Gobernanza de Tecnologías de la Información ( Taxonomía ). Además de cualquier otro término definido específicamente en el presente documento, los siguientes términos, procedentes principalmente del Project Management Institute   ( PMI ), se definen de la siguiente manera:

4.1. Aprobación   a   Plan   medio   a   Justificación   Forma   eso   tiene   estado   aprobado   por   el CIO.

4.2. La autorización para proceder significa una solicitud para proceder que ha sido aprobada por el CIO.

4.3. El término Contrato(s) de Tecnologías de la Información o Contrato(s) tiene el mismo significado que se le da en la Taxonomía.

4.4. Proyecto(s) de Tecnologías de la Información , Proyecto(s) de TI ,   o Proyecto(s) tiene el mismo significado que se le da en la Taxonomía.

4.5. Aprobación(es) del proyecto o Aprobación(es) significa todas y cada una de las aprobaciones o firmas necesarias requeridas durante el ciclo de vida del proyecto como condición previa para proceder a la siguiente fase del proyecto, incluyendo, entre otras, una Aprobación para planificar, una Aprobación para proceder o cualquier otra aprobación o firma que pueda ser requerida por:

4.51. El   CIO   o la oficina;

4.52. Cualquiera   aplicable   ÉL   Subcomités; o

4.53. Cualquiera   aplicable   leyes,   normas,   o   ÉL   Documentos de gobernanza.

4.6. Proyecto   Presupuesto   o   Presupuesto   tiene   el   mismo   significado   como   dado   él   en   La taxonomía.

4.7. Aprobación(es) de cambio de proyecto o Aprobación(es) de cambio significa una solicitud de cambio que ha sido aprobada por el CIO.

4.8. Cambio(s) en el proyecto   o   Cambios)   medio   a   cambiar   a   el   Alcance,   Presupuesto,   Cronograma, hitos y/u otros entregables o recursos de un proyecto o relacionados con él.

4.9. Solicitud(es) de cambio de proyecto o Solicitud(es) de cambio significa una solicitud formal presentada al CIO/Oficina para un cambio en un proyecto.

4.10. Acta Constitutiva del Proyecto o Estatuto significa un documento firmado por el jefe de la Agencia Participante que patrocina el Proyecto y que, como mínimo:

4.10.1. Proporciona   expresar   autorización   a   proceder   con   un proyecto;

4.10.2. Designa a un director de proyecto con autoridad para aplicar los recursos de la organización a las actividades del proyecto y, de otro modo, llevar a cabo y coordinar la finalización exitosa del proyecto;

4.10.3. Describe   el   Alcance previsto;

4.10.4. Identifica   un   estimado   Presupuesto; y

4.10.5. Identifica los hitos y cronogramas clave iniciales estimados, incluyendo una fecha estimada de finalización del proyecto.

4.1.1 Informe de cierre del proyecto o Informe de cierre significa un informe final,   formalizado   informe,   como mínimo:

4.11.1. Resumir el Proyecto Finalizado y comparar el Proyecto finalizado con el Alcance, el Presupuesto, el Cronograma y los Hitos aprobados, incluyendo cualquier Cambio previamente aprobado a cualquiera de los anteriores; y

4.11.2. Describir las principales lecciones aprendidas o los problemas encontrados durante el ciclo de vida del proyecto.

4.12. Finalización del proyecto , cierre del proyecto , finalización o cierre significa la entrega exitosa de un proyecto de acuerdo con el alcance, incluyendo cualquier cambio previamente aprobado. La finalización incluye cualquier tarea, paso, documentación, informe o desvinculación final completados, generados o requeridos para cerrar oficialmente un proyecto, incluyendo la presentación del informe de cierre del proyecto a la oficina del CIO.

4.13. Ejecución del proyecto o Ejecución significa, tras la recepción de una Aprobación para proceder por parte del CIO, a modo de ejemplo únicamente, lo siguiente:

4.13.1. Ejecución de cualquier Contrato(s) o Instrumento(s) de Compra resultante(s)   de   cualquier proceso de adquisición realizado durante la planificación del proyecto;

4.13.2. Ejecución de cualquier instrumento de compra en virtud de   cualquier   preexistente   Vehículos del contrato.

4.13.3. En el caso de que el Proyecto se realice mediante el despliegue de recursos estatales existentes disponibles a través de la Oficina, en su totalidad o en parte, la ejecución de cualquier declaración de trabajo u otro documento similar entre el Organismo Participante y la Oficina que documente y formalice los roles, responsabilidades y expectativas de las partes.

4.13.4. Dirigir, gestionar, ejecutar y completar el trabajo del Proyecto; proporcionar entregables; y/o proporcionar información sobre el desempeño del trabajo.

4.14. Iniciación del proyecto o Iniciación significa poner en marcha el proceso que puede resultar en la autorización de un nuevo proyecto. La iniciación comienza en la etapa de idea/concepción.

4.15. Formulario(s) de justificación del proyecto o Formulario(s) de justificación significa una solicitud formal de aprobación presentada al CIO/Oficina al inicio   Hacia el final de la fase de Iniciación del Proyecto, pero antes de la Planificación del Proyecto, se describe la necesidad empresarial del proyecto propuesto.

4.16. Ciclo de vida del proyecto o ciclo de vida significa toda la serie de fases que   a   El proyecto se desarrolla desde su inicio hasta su finalización/cierre.

4.17. El director de proyecto es la persona designada responsable de liderar y gestionar un proyecto desde la planificación hasta su finalización/cierre. Esta persona está designada en el acta constitutiva.

4.18. Hito(s) del proyecto o Hito(s) tiene el mismo significado que se le da en la Taxonomía.

4.19. Planificación del proyecto o Planificación significa, después de la recepción   de   un   Aprobación   a   Plan del CIO, el proceso de:

4.19.1. Redacción   y   ejecutar   una Carta;

4.19.2. Identificar, definir, estimar y documentar el alcance, el presupuesto, el cronograma y los hitos previstos.   y   otro   objetivos,   objetivos,   tareas,   entregables y riesgos asociados o necesarios para completar con éxito un proyecto propuesto;

4.19.3. Identificar y documentar cualquier proceso de adquisición que pueda ser necesario seguir o los vehículos contractuales preexistentes que puedan utilizarse para completar con éxito un proyecto propuesto;

4.19.4. Realización de cualquier proceso de adquisición   y   redacción   cualquier   resultante   Contratos y/o instrumentos de compra que puedan requerir ejecución;

4.19.5. Redactar cualquier instrumento de compra bajo cualquier contrato o vehículos contractuales preexistentes que puedan necesitar ejecutarse;

4.19.6. En el caso de que el Proyecto se realice mediante el despliegue de recursos estatales existentes disponibles a través de la Oficina, en su totalidad o en parte, la redacción de cualquier declaración de trabajo u otro documento similar entre el Organismo Participante y la Oficina que documente y formalice los roles, responsabilidades y expectativas de las partes.

4.19.7. Asegurar   cualquier   otro   Aprobaciones   requerido   previo   a la ejecución.

4.20. Proyecto   Alcance   o   Alcance   tiene   el   mismo   significado   como   dado   él   en   La taxonomía.

4.21. Informe(s) de estado del proyecto o Informe(s) de estado significa un informe regular y formalizado   informe que resume el progreso/estado del proyecto en relación con el alcance y el presupuesto aprobados,   Cronograma e hitos, incluidos los cambios previamente aprobados de cualquiera de los anteriores.

4.22. Cronograma(s) del proyecto o Cronograma tiene el mismo significado que se le da en la Taxonomía.

4.23. Compras   Instrumento(s)   tiene   el   mismo   significado   como   dado   él   en   La taxonomía.

4.24. Solicitud(es)   a   Proceder   medio   a   formal   pedido   para   aprobación   enviado   a   el   Oficina de TI/CIO hacia el final de la planificación del proyecto, pero antes de la ejecución del proyecto:

4.24.1. Descripción   el   Proyecto   final   documentado   Alcance,   Presupuesto,   Cronogramas,   y Hitos y un resumen de cualquier Cambio; y

4.24.2. ¿Cuál?   pedido   debe   ser   acompañado de:

4.24.2.1. Cualquier Contrato aplicable y/o Instrumentos de Compra correspondientes que estén listos para ser refrendados tras la aprobación del CIO;

4.24.2.2. En el caso de que el Proyecto sea   logrado   a través de   el despliegue de los recursos estatales existentes disponibles a través de la Oficina, en su totalidad o en parte, una declaración de trabajo u otro documento similar entre el Organismo Participante y la Oficina que documente y formalice las funciones, responsabilidades y expectativas de las partes.
 

5. Política de gobernanza de proyectos empresariales. Es política del Estado de Iowa llevar a cabo la información   Tecnología   Proyectos   en   un   organizado   manera   diseñado   a   lograr   deseado,   Resultados del proyecto predefinidos, dentro del presupuesto, coherentes con el plan estratégico de la empresa y sujetos a la gestión/supervisión adecuadas.
6. Empresa   Proyecto   Proceso de gobernanza .

6.1. Proceso principal. En lo que respecta a los proyectos de tecnología de la información, los organismos participantes deben obtener una aprobación para planificar, obtener una aprobación para proceder, obtener una aprobación de cambio de proyecto, presentar informes de estado del proyecto y presentar un cierre del proyecto.   Informe en las siguientes circunstancias y de acuerdo con los siguientes requisitos:

6.1.1. Aprobación   Planificar .

6.1.1.1. Cuándo se requiere. Antes   a   Participativo   Agencia   puede   comenzar   Para planificar un proyecto, es necesario obtener la aprobación del CIO.

6.1.1.2. Cómo se obtiene. Para obtener la Aprobación del Plan requerida, una Agencia Participante debe presentar un Formulario de Justificación del Proyecto que describa el negocio.   necesidad   para   el   propuesto   Proyecto   a   el   Subcomité de Proyectos e Inversiones, el cual deberá formular una recomendación inicial al CIO sobre si aprobar o denegar, total o parcialmente, el Proyecto de Planificación.

6.1.2. Aprobación   Proceder .

6.1.2.1. Cuándo se requiere. Antes de que una Agencia participante pueda comenzar a ejecutar un proyecto, debe obtener una Aprobación para proceder de   el CIO.

6.1.2.2. Cómo se obtiene. Para obtener la Aprobación necesaria para proceder, un Organismo Participante debe presentar lo siguiente:   el   Proyectos   y   Subcomité de Inversiones:

6.1.2.2.1. A   Proyecto   Carta.   El   Proyecto   Carta   debe ,   en   un mínimo:

6.1.2.2.1.1. Proporcionar autorización expresa para proceder con un Proyecto;

6.1.2.2.1.2. Designar un director de proyecto, de acuerdo con la norma de gestión de proyectos, con la facultad de aplicar los recursos organizativos a las actividades del proyecto y, en general, llevar a cabo y coordinar la finalización exitosa del mismo;

6.1.2.2.1.3. Describir   el   Alcance previsto;

6.1.2.2.1.4. Identificar   un   Presupuesto estimado;

6.1.2.2.1.5. Identificar los hitos iniciales estimados.   y cronogramas, incluyendo una fecha estimada de finalización del proyecto; y

6.1.2.2.1.6. Debe estar firmado por el jefe del Organismo Participante;

Carta del proyecto   debería   típicamente   ser   terminado   y presentado antes de cualquier:

6.1.2.2.1.7. Se inician los procesos de adquisición necesarios;

6.1.2.2.1.8. Se redactan los instrumentos de compra necesarios; y/o,

6.1.2.2.1.9. En el caso de que el Proyecto se realice mediante el despliegue de recursos estatales existentes disponibles a través de la Oficina, en su totalidad o en parte, redactar cualquier declaración de trabajo u otro documento similar entre el   Agencia participante y la Oficina documentan y formalizan las funciones, responsabilidades y expectativas.   de   las partes.

6.1.2.3. Tras la finalización de cualquier   de   el   tareas/procesos   identificado   En las secciones 6.1.2.2.1.7 a 6.1.2.2.1.9, una Solicitud para Proceder. Una Solicitud para Proceder debe , como mínimo:

6.1.2.3.1. Describa el alcance, el presupuesto, los plazos y los hitos finales documentados del proyecto;

6.1.2.3.2. Ser   acompañado   por   Cualquiera que sea aplicable:

6.1.2.3.2.1. Contratos y/o instrumentos de compra correspondientes que estén listos para ser refrendados   siguiente   el   Aprobación del CIO;

6.1.2.3.2.2. En el caso en que el Proyecto se realice mediante el despliegue de recursos estatales existentes disponibles a través de la   Oficina,   en   entero   o   en   parte,   una declaración de trabajo u otro documento similar entre la Agencia Participante y la Oficina que documente y      formalización      los roles, responsabilidades y expectativas   de   las partes.

El Subcomité de Proyectos e Inversiones formulará una recomendación inicial al CIO sobre si aprobar o denegar, total o parcialmente, el proyecto para su planificación.

6.1.3. Proyecto   Aprobación de cambios .

6.1.3.1. Cuándo es necesario. Una agencia participante debe recibir una aprobación de cambio del CIO antes de proceder con cualquier cambio durante la ejecución en las siguientes circunstancias:

6.1.3.1.1. Cuándo un cambio provocará una variación en el presupuesto.   en más del quince por ciento (15%) del presupuesto previamente aprobado;

6.1.3.1.2. Cuándo un cambio provocará que los plazos o   Los hitos variarán en más de treinta (30) días con respecto a los plazos o hitos del proyecto previamente aprobados.

6.1.3.2. Cómo se obtiene. Para obtener la aprobación de cambio requerida, una agencia participante debe presentar una solicitud de cambio al subcomité de proyectos e inversiones, que el subcomité   Deberá formular una recomendación inicial al CIO sobre si aprobar o denegar, total o parcialmente, la solicitud de cambio.

6.1.4. Informes de estado del proyecto. De conformidad con lo siguiente:   dólar   umbrales   y frecuencias, tras la emisión de una Aprobación para Planificar hasta que se presente un Informe de Cierre a la CIO/Oficina o se dé por terminado un Proyecto de otra manera, lo que ocurra primero, una Agencia Participante debe presentar Informes de Estado del Proyecto al Subcomité de Proyectos e Inversiones:

6.1.4.1. Para   a   Proyecto   con   a   Presupuesto   de   bajo   $500,000,   en   a   mensualmente ;

6.1.4.2. Para un proyecto con un presupuesto igual o superior a 500.000 dólares, en un   semanalmente.

6.1.5. Informes de cierre del proyecto. Una vez finalizado el proyecto, la agencia participante deberá presentar un informe de cierre al subcomité de proyectos e inversiones. Dicho informe de cierre deberá , como mínimo:

6.1.5.1. Resumir el Proyecto Completado y comparar el Proyecto como Completado con el Alcance, Presupuesto, Cronograma e Hitos Aprobados, incluyendo cualquier Cambio previamente Aprobado a cualquiera de los anteriores; y

6.1.5.2. Describa las principales lecciones aprendidas o los problemas encontrados durante el ciclo de vida del proyecto.

6.2. Formularios, dónde se encuentran. Todos los formularios a los que se hace referencia en el presente documento, incluidos, entre otros, los Formularios de Justificación del Proyecto, las Solicitudes de Inicio de Trabajo, los Estatutos, las Solicitudes de Cambio de Proyecto y el Estado del Proyecto.   Informes,   y   Proyecto   Los informes de cierre deben presentarse al CIO, a la Oficina y al Subcomité de Proyectos e Inversiones a través de la aplicación de gestión de proyectos en línea de la Oficina, a menos que alguna de las disposiciones anteriores indique a una Agencia Participante que presente un formulario en papel proporcionado por la Oficina o a través de otros métodos o medios.

6.3. Cooperación y solicitudes de información . Los organismos participantes cooperarán con la Oficina del CIO y el Subcomité de Proyectos e Inversiones en la administración.   de este Proceso. Esto incluye responder oportunamente a las consultas realizadas por el CIO y proporcionarle información,   Oficina,   y   Proyectos   y   Inversiones   Subcomisión   como   requerido por la sección 8B.21( k )-( l ) del Código de Iowa.

7. Empresa   Proyecto   Estándar de gobernanza .

7.1. Aprobaciones . Para determinar si determinados proyectos deben continuar o si se debe aprobar una solicitud de cambio, y bajo qué circunstancias o condiciones, el CIO, la Oficina y el Subcomité de Proyectos e Inversiones, al formular recomendaciones al CIO y a la Oficina, considerarán los siguientes factores no exclusivos en relación con cada una de las siguientes fases/aprobaciones de proyectos respectivas:

7.1.1. Aprobación del Plan

7.1.1.1. Si el proyecto propuesto daría como resultado una solución de tecnología de la información u otros entregables o resultados que serían útiles para múltiples entidades gubernamentales, en comparación con solo una (1) entidad gubernamental.

7.1.1.2. Si existen soluciones de tecnología de la información preexistentes u otros recursos que puedan implementarse para satisfacer la necesidad declarada por la Agencia Participante, incluidas soluciones de tecnología de la información u otros recursos implementados previamente por Entidades Gubernamentales fuera del Estado de Iowa o disponibles en el mercado.

7.1.1.3. Si el proyecto propuesto daría como resultado una solución de tecnología de la información u otros productos o resultados que serían capaces de intercambiar datos e información con otros sistemas estatales.

7.1.1.4. Si el proyecto propuesto resultaría en la duplicación de servicios, recursos o apoyo existentes ya disponibles a través de la Oficina, y no resultaría en ahorros de costos sustanciales. Si el   Oficina   podría   ya   proporcionar   el   servicios,   recursos o apoyo, pero la Agencia Participante ha demostrado que puede obtener ahorros de costos sustanciales a través de una solución alternativa, consideración   de cómo el Proyecto podría afectar negativamente a otros organismos participantes si el Proyecto sigue adelante.

7.1.1.5. Si el proyecto propuesto es coherente con el plan estratégico empresarial del Estado, la arquitectura empresarial, los planes de seguridad o cualquier documento aplicable de gobernanza de tecnología de la información, o si cumple con ellos.

7.1.1.6. Si la propuesta   Proyecto,   encima   el   curso   de   el   Proyecto   A lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, se producirán gastos excesivos o gastos superiores a las tarifas del mercado.

7.1.2. Aprobación   Proceder .

7.1.2.1. Si se ha designado un director de proyecto de acuerdo con los requisitos de la norma de gestión de proyectos para que   para aumentar la probabilidad de éxito del proyecto.

7.1.2.2. Si el Organismo Participante posee recursos suficientes y apropiados para ejecutar el Proyecto de manera que sea probable que el Proyecto tenga éxito.

7.1.2.3. Si la ejecución del proyecto expone al Estado a   riesgo innecesario o indebido, incluyendo, entre otros, desde la perspectiva de la ciberseguridad y la continuidad de las operaciones.

7.1.2.4. Si la ejecución del proyecto constituye un buen uso de los limitados recursos y fondos del Estado.

7.1.2.5. Si las circunstancias justifican la emisión de la   Aprobación a   Plan   tener   materialmente   cambió   desde   eso   tiempo,   semejante   que los factores descritos en la Sección 7.1.1 que respaldaban la continuación del Proyecto ya no lo hacen.

7.1.2.6. Si la ejecución del proyecto redunda en el mejor interés del Estado.

7.1.3. Aprobación de cambios .

7.1.3.1. Si la Agencia Participante posee recursos suficientes y apropiados para ejecutar el Cambio propuesto de una manera que probablemente resulte en el éxito del Proyecto.

7.1.3.2. Si la ejecución del cambio propuesto expone al Estado a riesgos innecesarios o indebidos, incluyendo, entre otros, desde una perspectiva de ciberseguridad y continuidad de las operaciones.

7.1.3.3. Si la emisión de la Aprobación de Cambio solicitada socavaría sustancialmente o afectaría de otro modo de manera adversa las circunstancias que justifican la emisión de la Aprobación para Planificar o la Aprobación para Proceder, de tal manera que   el   factores   descrito   en   Sección   Las secciones 7.1.1 y 7.1.2 que respaldaban el desarrollo del proyecto ya no lo hacen.

7.1.3.4. Si el cambio solicitado altera el proyecto previamente aprobado hasta tal grado que la concesión del cambio solicitado resultaría efectivamente en la implementación/ejecución de un proyecto completamente diferente/nuevo.

7.2. Informes de estado . Los informes de estado se utilizan para evaluar el estado general del proyecto y   Si el liderazgo de Tecnologías de la Información necesita, y en qué medida, desplegar recursos adicionales para garantizar el éxito de un proyecto o implementar medidas correctivas apropiadas. Al evaluar el estado general del proyecto, la Oficina del CIO y el Subcomité de Proyectos e Inversiones considerarán los siguientes factores no excluyentes:

7.2.1. Factores cuantitativos .

7.2.1.1. Si los gastos reales incurridos desde el último   Estado   El informe varía al alza en más del quince por ciento (15%) del presupuesto previamente aprobado;

7.2.1.2. Si la finalización de los cronogramas o hitos clave varía en más de treinta   (30)   días   más allá de   el   previamente   Aprobado   Cronogramas o hitos del proyecto;

7.2.1.3. La frecuencia con la que y el grado en que se realizan los informes de estado   han revelado gastos del proyecto que superan el presupuesto previamente aprobado;

7.2.1.4. La frecuencia y el grado en que se realizan los informes de estado   han revelado que las líneas de tiempo clave   o   Hitos   variar   por   más allá de   los plazos o hitos del proyecto previamente aprobados;

7.2.1.5. La frecuencia con la que se han presentado los Informes de estado de acuerdo con los requisitos de este Documento de gobernanza de TI.

7.2.2. Factores cualitativos .

7.2.2.1. Evaluación cualitativa del Director del Proyecto sobre el estado general del Proyecto.

7.2.2.2. Documentación proporcionada por el Organismo Participante que declare, indique o de la cual se pueda inferir razonablemente   poder   ser   estirado   que la salud general del Proyecto no es óptima o está sufriendo.