Norme de processus de politique de gouvernance de projet

1. Aperçu. Le directeur des systèmes d'information (DSI) et son bureau sont notamment chargés de faciliter l'organisation et la gestion des investissements dans les projets de technologies de l'information au sein de l'administration publique de l'État ; d'examiner, d'évaluer et de formuler des recommandations concernant les projets de technologies de l'information proposés et les possibilités de financement, dans le but de réduire les coûts.   duplication, partage des ressources et garantie du succès à l'échelle de l'entreprise ; soutien à la mise en œuvre des meilleures pratiques de gestion de projet   pratiques   à travers   État   Gouvernement   à   soutien   Le succès des projets de technologies de l'information et l'assistance aux organismes participants pour la communication de l'état d'avancement et de l'achèvement de ces projets sont autant de points à considérer. À cette fin, le présent document de gouvernance des TI établit les processus relatifs aux modalités et au calendrier de mise en œuvre de ces processus.   Participant   Les agences doivent interagir avec le DSI et son bureau dans le cadre de leurs fonctions de gouvernance et de supervision des projets, et se conformer aux normes selon lesquelles le DSI et son bureau prendront des décisions quant à la poursuite de certains projets et aux circonstances ou conditions dans lesquelles ils devront le faire.
2. Objet. Le présent document de gouvernance des TI a pour objet d’établir et de mettre en œuvre clairement la politique de l’État en matière de réalisation de projets de technologies de l’information de manière organisée, conçue pour atteindre les résultats escomptés et prédéfinis, dans le respect du budget, conformément au plan stratégique de l’entreprise et sous la supervision appropriée :

2.1. Articuler clairement les processus quant à la manière et au moment où les agences participantes doivent interagir avec le DSI et le Bureau dans sa capacité de gouvernance/supervision du projet ;

2.2 Établissement des normes selon lesquelles le DSI et le Bureau prendront des décisions quant à la poursuite de certains projets et dans quelles circonstances ou à quelles conditions.

3. Portée/Application. Le présent document de gouvernance des TI s’applique à tous les organismes participants. Il s’applique également au sous-comité des projets et des investissements.   TLG, le DSI, le Bureau et tous les États   Personnel   à   le   étendue   n'importe lequel   de   le   précédent   est   impliqué   dans   l'administration de ce document de gouvernance informatique au nom du DSI et du Bureau.
4. Définitions. Les termes en majuscules non définis dans le présent document ont la même signification que le terme défini correspondant dans les sources suivantes, le cas échéant.   modifié   depuis   temps   à   temps,   par ordre de priorité suivant   commande:   Iowa   Code   Chapitre   8B,   Iowa   Administratif   Code   Chapitre   129;   et la taxonomie des documents de gouvernance des technologies de l'information ( Taxonomie ). Outre les termes spécifiquement définis dans le présent document, les termes suivants, principalement issus du Project Management Institute, s'appliquent.   ( PMI ), sont définis comme suit :

4.1. Approbation   à   Plan   moyens   un   Justification   Formulaire   que   a   a été   approuvé   par   le DSI.

4.2. L'autorisation de procéder signifie une demande de procéder qui a été approuvée par le DSI.

4.3. Le terme « contrat(s) de technologies de l’information » ou « contrat(s) » a la même signification que celle qui lui est donnée dans la taxonomie.

4.4. Projet(s) de technologies de l'information , Projet(s) informatique(s) ,   ou Projet(s) a la même signification que celle qui lui est donnée dans la taxonomie.

4.5. Approbation(s) du projet ou Approbation(s) désigne toutes les approbations ou signatures nécessaires requises au cours du cycle de vie du projet comme condition préalable au passage à la phase suivante du projet, y compris, mais sans s'y limiter, une approbation de plan, une approbation de poursuite ou toute autre approbation ou signature pouvant être requise par :

4.51. Le   DSI   ou Bureau;

4.52. N'importe quel   en vigueur   IL   Sous-comités; ou

4.53. N'importe quel   en vigueur   lois,   règles,   ou   IL   Documents de gouvernance.

4.6. Projet   Budget   ou   Budget   a   le   même   signification   comme   donné   il   dans   la taxonomie.

4.7. Approbation(s) de changement de projet ou Approbation(s) de changement désigne une demande de changement qui a été approuvée par le DSI.

4.8. Modification(s) du projet   ou   Changement(s)   moyens   un   changement   à   le   Portée,   Budget,   Calendrier, étapes clés et/ou autres livrables ou ressources d'un projet ou s'y rapportant.

4.9. Demande(s) de modification de projet ou demande(s) de modification désigne une demande formelle soumise au DSI/Bureau pour une modification d'un projet.

4.10. Charte de projet ou Charte désigne un document signé par le responsable de l’agence participante qui finance le projet et qui comprend au minimum :

4.10.1. Fournit   exprimer   autorisation   à   procéder   avec   un projet ;

4.10.2. Désigne un chef de projet ayant l'autorité d'affecter les ressources organisationnelles aux activités du projet et de mener à bien et de coordonner la bonne réalisation du projet ;

4.10.3. Description   le   Portée prévue ;

4.10.4. Identifie   un   estimé   Budget; et

4.10.5. Identifie les étapes clés initiales et estimées, ainsi que les échéanciers, y compris une date d'achèvement estimée du projet.

4.1.1 Rapport de clôture de projet ou rapport de clôture désigne un rapport final,   formalisé   rapport,   au minimum :

4.11.1. Résumer le projet achevé et comparer le projet tel qu'il est achevé avec le périmètre, le budget, le calendrier et les jalons approuvés, y compris toute modification précédemment approuvée à l'un des éléments susmentionnés ; et

4.11.2. Décrire les principaux enseignements tirés ou les problèmes rencontrés au cours du cycle de vie du projet.

4.12. Clôture du projet : La clôture d’un projet désigne sa livraison réussie , conforme à son périmètre, y compris les modifications préalablement approuvées. Elle comprend toutes les tâches finales, étapes, la documentation, les rapports et les procédures de départ nécessaires à la clôture officielle du projet, notamment la soumission du rapport de clôture au DSI.

4.13. L’exécution du projet ou l’exécution désigne, à titre d’exemple uniquement, la suite à la réception d’une autorisation de procéder du DSI :

4.13.1. Exécution de tout contrat ou instrument d'achat en résultant   depuis   tous les processus d'approvisionnement réalisés lors de la planification du projet ;

4.13.2. Exécution de tout instrument d'achat en vertu de   n'importe lequel   préexistant   Véhicules sous contrat.

4.13.3. Dans le cas où le projet sera réalisé grâce au déploiement de ressources étatiques existantes disponibles par l’intermédiaire du Bureau, en tout ou en partie, l’exécution de tout énoncé de travail ou autre document similaire entre l’Agence participante et le Bureau documentant et formalisant les rôles, les responsabilités et les attentes des parties.

4.13.4. Diriger, gérer, exécuter et mener à bien les travaux du projet ; fournir les livrables ; et/ou fournir des informations sur les performances du travail.

4.14. L’ initiation de projet désigne le lancement du processus pouvant aboutir à l’autorisation d’un nouveau projet. L’initiation commence dès la phase d’idée ou de conception.

4.15. Formulaire(s) de justification de projet ou Formulaire(s) de justification désigne une demande formelle d'approbation soumise au DSI/Bureau au début   vers la fin de la phase d'initiation du projet, mais avant la planification du projet, en décrivant le besoin commercial du projet proposé.

4.16. Le cycle de vie d'un projet , ou cycle de vie, désigne l'ensemble des phases qui   un   Le projet passe par toutes les étapes, de son lancement à sa clôture.

4.17. Le terme « chef de projet » désigne la personne responsable de la direction et de la gestion d’un projet, de sa planification à sa clôture. Cette personne est désignée dans la charte.

4.18. Les termes « jalon(s) du projet » ou « jalon(s) » ont la même signification que celle qui leur est donnée dans la taxonomie.

4.19. La planification de projet ou la planification signifie, suite à la réception   de   un   Approbation   à   Plan du DSI, le processus de :

4.19.1. Rédaction   et   exécuter   une charte ;

4.19.2. Identification, définition, estimation et documentation de la portée, du budget, du calendrier et des jalons prévus   et   autre   objectifs,   objectifs,   tâches,   livrables et risques associés à ou nécessaires à la réalisation d'un projet proposé ;

4.19.3. Identifier et documenter tous les processus d’approvisionnement qui pourraient devoir être suivis ou les véhicules contractuels préexistants qui pourraient être utilisés pour mener à bien un projet proposé ;

4.19.4. Conduite de tout processus d'approvisionnement   et   rédaction   n'importe lequel   résultant   Contrats et/ou instruments d'achat qui pourraient devoir être exécutés ;

4.19.5. Rédaction de tout instrument d’achat dans le cadre de tout contrat préexistant qui pourrait devoir être exécuté ;

4.19.6. Dans le cas où le projet sera réalisé grâce au déploiement de ressources étatiques existantes disponibles par l'intermédiaire du Bureau, en tout ou en partie, la rédaction de tout énoncé de travail ou autre document similaire entre l'organisme participant et le Bureau documentant et formalisant les rôles, les responsabilités et les attentes des parties.

4.19.7. Sécurisation   n'importe lequel   autre   Approbations   requis   avant   à l'exécution.

4.20. Projet   Portée   ou   Portée   a   le   même   signification   comme   donné   il   dans   la taxonomie.

4.21. Rapport(s) d'avancement du projet ou rapport(s) d'avancement désigne un rapport régulier et formalisé   rapport résumant l'état d'avancement du projet par rapport au périmètre et au budget approuvés.   Calendrier et étapes clés, y compris toute modification précédemment approuvée de ce qui précède.

4.22. Le terme « calendrier du projet » ou « calendrier » a la même signification que celle qui lui est donnée dans la taxonomie.

4.23. Achats   Instrument(s)   a   le   même   signification   comme   donné   il   dans   la taxonomie.

4.24. Demande(s)   à   Procéder   moyens   un   officiel   demande   pour   approbation   soumis   à   le   DSI/Bureau vers la fin de la planification du projet, mais avant l'exécution du projet :

4.24.1. Description   le   Projets   final   documenté   Portée,   Budget,   Chronologies,   et les étapes clés et un résumé de tout changement ; et

4.24.2. Lequel   demande   doit   être   accompagné de :

4.24.2.1. Tous les contrats applicables et/ou instruments d'achat correspondants qui sont prêts à être contresignés après l'approbation du DSI ;

4.24.2.2. Dans le cas où le projet sera   réalisé   à travers   le déploiement, en tout ou en partie, des ressources étatiques existantes disponibles par l’intermédiaire du Bureau, un énoncé des travaux ou tout autre document similaire entre l’organisme participant et le Bureau, documentant et formalisant les rôles, les responsabilités et les attentes des parties.
 

5. Politique de gouvernance des projets d'entreprise. La politique de l'État de l'Iowa est de mettre en œuvre une politique de gouvernance de l'information.   Technologie   Projets   dans   un   organisé   manière   conçu   à   atteindre   voulu,   Résultats de projet prédéfinis, respectant le budget, conformes au plan stratégique de l'entreprise et soumis à une gestion/supervision appropriée.
6. Entreprise   Projet   Processus de gouvernance .

6.1. Processus principal. Dans le cadre des projets de technologies de l'information, les organismes participants doivent obtenir une autorisation de planification, une autorisation de mise en œuvre, une autorisation de modification du projet, soumettre des rapports d'étape et un rapport de clôture du projet.   Signalez tout incident dans les circonstances suivantes et conformément aux exigences suivantes :

6.1.1. Approbation   Planifier .

6.1.1.1. Lorsque cela est nécessaire. Avant   un   Participant   Agence   peut   commencer   Pour planifier un projet, il est nécessaire d'obtenir l'approbation du directeur informatique.

6.1.1.2. Modalités d'obtention. Pour obtenir l'approbation requise pour le plan, un organisme participant doit soumettre un formulaire de justification de projet décrivant les activités de l'entreprise.   besoin   pour   le   proposé   Projet   à   le   Sous-comité des projets et des investissements, lequel sous-comité formulera une recommandation initiale au directeur des investissements quant à l'approbation ou au refus, en tout ou en partie, du projet de planification.

6.1.2. Approbation   Poursuivre .

6.1.2.1. Cas requis. Avant de pouvoir entreprendre l'exécution d'un projet, un organisme participant doit obtenir l'autorisation de procéder.   le DSI.

6.1.2.2. Modalités d’obtention. Pour obtenir l’autorisation requise pour procéder, un organisme participant doit soumettre à   le   Projets   et   Sous-comité des investissements :

6.1.2.2.1. A   Projet   Charte.   Le   Projet   Charte   doit ,   à   un minimum :

6.1.2.2.1.1. Fournir une autorisation expresse pour procéder à un projet ;

6.1.2.2.1.2. Désigner un chef de projet, conformément à la norme de gestion de projet, avec l’autorité d’affecter les ressources organisationnelles aux activités du projet et de mener à bien et de coordonner la bonne réalisation du projet ;

6.1.2.2.1.3. Décrire   le   Portée prévue ;

6.1.2.2.1.4. Identifier   un   Budget estimé ;

6.1.2.2.1.5. Identifier les étapes initiales et estimées   et les échéanciers, y compris une date d'achèvement estimée du projet; et

6.1.2.2.1.6. Être signé par le chef de l’Agence participante ;

Charte du projet   devrait   typiquement   être   complété   et soumis avant tout :

6.1.2.2.1.7. Les processus d'approvisionnement nécessaires sont lancés ;

6.1.2.2.1.8. Les instruments d'achat nécessaires sont rédigés ; et/ou,

6.1.2.2.1.9. Dans le cas où le projet serait réalisé en déployant, en tout ou en partie, les ressources étatiques existantes disponibles par l'intermédiaire du Bureau, la rédaction de tout énoncé des travaux ou document similaire entre les parties   L’organisme participant et le bureau documentent et formalisent les rôles, les responsabilités et les attentes.   de   les parties.

6.1.2.3. Suite à l'achèvement de toute   de   le   tâches/processus   identifié   Conformément aux articles 6.1.2.2.1.7 à 6.1.2.2.1.9, une demande d'autorisation de procéder doit , au minimum :

6.1.2.3.1. Décrire la portée, le budget, les échéanciers et les jalons finaux documentés du projet ;

6.1.2.3.2. Soyez   accompagné   par   tout élément applicable :

6.1.2.3.2.1. Contrats et/ou instruments d'achat correspondants prêts à être contresignés   suivant   le   Approbation du DSI ;

6.1.2.3.2.2. Dans le cas où le projet sera réalisé grâce au déploiement des ressources étatiques existantes disponibles par l’intermédiaire de   Bureau,   dans   entier   ou   dans   partie,   un énoncé des travaux ou un autre document similaire entre l'organisme participant et le Bureau, documentant et      formaliser      les rôles, les responsabilités et les attentes   de   les parties.

Le sous-comité des projets et des investissements formulera une recommandation initiale au directeur des investissements quant à l'approbation ou au refus, en tout ou en partie, du projet de planification.

6.1.3. Projet   Approbation du changement .

6.1.3.1. Cas requis. Une agence participante doit obtenir l'approbation du DSI avant de procéder à toute modification en cours d'exécution dans les circonstances suivantes :

6.1.3.1.1. Cas où une modification entraînera une variation du budget   à la hausse de plus de quinze pour cent (15 %) du budget précédemment approuvé ;

6.1.3.1.2. Lorsqu'un changement aura un impact sur les délais ou   Les étapes clés peuvent varier de plus de trente (30) jours au-delà des échéanciers ou des étapes clés précédemment approuvés pour le projet.

6.1.3.2. Modalités d’obtention. Pour obtenir l’approbation de modification requise, un organisme participant doit soumettre une demande de modification au sous-comité des projets et des investissements, lequel sous-comité   formulera une recommandation initiale au DSI quant à l'approbation ou au refus, en tout ou en partie, de la demande de modification.

6.1.4. Rapports d'avancement du projet. Conformément aux dispositions suivantes   dollar   seuils   et les fréquences, après la délivrance d'une approbation de plan jusqu'à ce qu'un rapport de clôture soit soumis au CIO/Bureau ou qu'un projet soit autrement résilié, selon la première éventualité, un organisme participant doit soumettre des rapports d'état de projet au sous-comité des projets et des investissements :

6.1.4.1. Pour   un   Projet   avec   un   Budget   de   sous   500 000 $,   sur   un   sur une base mensuelle ;

6.1.4.2. Pour un projet dont le budget est égal ou supérieur à 500 000 $, sur un   Sur une base hebdomadaire.

6.1.5. Rapports de clôture de projet. À l’issue du projet, l’organisme participant doit soumettre un rapport de clôture au sous-comité des projets et des investissements. Ce rapport doit au minimum comprendre :

6.1.5.1. Résumer le projet achevé et comparer le projet tel qu'il est achevé avec le périmètre, le budget, le calendrier et les jalons approuvés, y compris toute modification précédemment approuvée à l'un des éléments susmentionnés ; et

6.1.5.2. Décrivez les principales leçons apprises ou les problèmes rencontrés au cours du cycle de vie du projet.

6.2. Formulaires, et leur emplacement. Tous les formulaires mentionnés dans le présent document, y compris, mais sans s'y limiter, les formulaires de justification de projet, les demandes de commencement des travaux, les chartes, les demandes de modification de projet et les rapports d'état d'avancement des projets, sont concernés.   Rapports,   et   Projet   Les rapports de clôture doivent être soumis au CIO, au Bureau et au Sous-comité des projets et des investissements par le biais de l'application de gestion de projet en ligne du Bureau, à moins que l'une des dispositions précédentes n'indique à un organisme participant de soumettre un formulaire sur support papier fourni par le Bureau ou par d'autres méthodes ou moyens.

6.3. Coopération et demandes d'information . Les organismes participants doivent coopérer avec le directeur des systèmes d'information, le Bureau et le Sous-comité des projets et des investissements dans le cadre de l'administration.   de ce processus. Cela comprend la réponse rapide aux demandes formulées par le DSI et la fourniture d'informations à ce dernier.   Bureau,   et   Projets   et   Investissements   Sous-comité   comme   requis par le Code de l'Iowa, section 8B.21( k )-( l ).

7. Entreprise   Projet   Norme de gouvernance .

7.1. Approbations . Pour déterminer si certains projets doivent être menés à bien ou si une demande de modification doit être approuvée, et dans quelles circonstances ou à quelles conditions, le directeur des systèmes d'information (DSI), le bureau et le sous-comité des projets et des investissements, lorsqu'ils formuleront des recommandations au DSI et au bureau, tiendront compte des facteurs non exhaustifs suivants, en fonction de chacune des phases/approbations de projet respectives :

7.1.1. Approbation du plan

7.1.1.1. Si le projet proposé aboutirait à une solution de technologie de l’information ou à d’autres livrables ou résultats qui seraient utiles à plusieurs entités gouvernementales, par rapport à une seule (1) entité gouvernementale.

7.1.1.2. S’il existe des solutions informatiques ou d’autres ressources préexistantes qui pourraient être déployées pour satisfaire le besoin déclaré de l’organisme participant, y compris des solutions informatiques ou d’autres ressources précédemment déployées par des entités gouvernementales en dehors de l’État de l’Iowa ou disponibles sur le marché.

7.1.1.3. Si le projet proposé aboutirait à une solution de technologies de l'information ou à d'autres livrables ou résultats qui seraient capables d' échanger des données et des informations avec d'autres systèmes de l'État.

7.1.1.4. Si le projet proposé entraînerait un chevauchement des services, des ressources ou du soutien existants déjà offerts par le Bureau, et n’entraînerait pas par ailleurs des économies substantielles. Si   Bureau   pourrait   déjà   fournir   le   services,   ressources ou soutien, mais l'organisme participant a démontré qu'il pouvait réaliser des économies substantielles grâce à une solution alternative, en tenant compte de cette possibilité.   et de la manière dont le projet pourrait nuire aux autres organismes participants s'il est mis en œuvre.

7.1.1.5. Si le projet proposé est cohérent ou conforme au plan stratégique de l'entreprise de l'État, à son architecture d'entreprise, à ses plans de sécurité ou à tout document de gouvernance des technologies de l'information applicable.

7.1.1.6. La proposition   Projet,   sur   le   cours   de   le   Projet   L'ensemble du cycle de vie du projet entraînera des dépenses excessives ou supérieures aux prix du marché.

7.1.2. Approbation   Poursuivre .

7.1.2.1. Si un chef de projet a été désigné conformément aux exigences de la norme de gestion de projet afin que   pour augmenter les chances de succès du projet.

7.1.2.2. Si l’organisme participant dispose de ressources suffisantes et appropriées pour exécuter le projet d’une manière susceptible d’en assurer le succès.

7.1.2.3. L’exécution du projet expose-t-elle l’État à   risque inutile ou excessif, notamment du point de vue de la cybersécurité et de la continuité des opérations.

7.1.2.4. Si l’exécution du projet constitue une bonne utilisation des ressources et des fonds limités de l’État.

7.1.2.5. Les circonstances justifiant la délivrance du   Approbation à   Plan   avoir   matériellement   modifié   depuis   que   temps,   tel   que les facteurs décrits à la section 7.1.1 qui justifiaient la poursuite du projet ne le font plus.

7.1.2.6. Si l’exécution du projet est par ailleurs dans le meilleur intérêt de l’État.

7.1.3. Approbation des modifications .

7.1.3.1. Si l’organisme participant dispose de ressources suffisantes et appropriées pour exécuter le changement proposé d’une manière susceptible d’assurer le succès du projet.

7.1.3.2. Si l’exécution de la modification proposée expose l’État à des risques inutiles ou excessifs, y compris, mais sans s’y limiter, du point de vue de la cybersécurité et de la continuité des opérations.

7.1.3.3. Si la délivrance de l’autorisation de modification demandée compromettrait substantiellement ou aurait un impact négatif sur les circonstances justifiant la délivrance de l’autorisation de planification ou de l’autorisation de procéder, de sorte que   le   facteurs   décrit   dans   Section   Les articles 7.1.1 et 7.1.2 qui soutenaient la poursuite du projet ne le font plus.

7.1.3.4. Si la modification demandée altère le projet tel qu'approuvé précédemment à un point tel que l'octroi de la modification demandée aboutirait effectivement à la mise en œuvre/exécution d'un projet entièrement différent/nouveau.

7.2. Rapports d’étape . Les rapports d’étape servent à évaluer l’état général du projet, et   Il s'agira de déterminer si et dans quelle mesure la direction des technologies de l'information doit déployer des ressources supplémentaires pour assurer le succès d'un projet ou mettre en œuvre des mesures correctives appropriées. Pour évaluer l'état général d'un projet, le directeur des systèmes d'information, le bureau et le sous-comité des projets et des investissements prendront en compte les facteurs suivants (liste non exhaustive) :

7.2.1. Facteurs quantitatifs .

7.2.1.1. Les dépenses réelles engagées depuis la dernière   Statut   Les prévisions varient à la hausse de plus de quinze pour cent (15 %) par rapport au budget précédemment approuvé ;

7.2.1.2. Si l'achèvement des échéanciers ou des étapes clés varie de plus de trente   (30)   jours   au-delà   le   précédemment   Approuvé   Calendrier ou étapes clés du projet ;

7.2.1.3. La fréquence et le degré de détail des rapports d'étape   ont révélé des dépenses liées au projet supérieures au budget précédemment approuvé ;

7.2.1.4. La fréquence et le degré de détail des rapports d'étape   ont révélé que des chronologies clés   ou   Étapes clés   varier   par   au-delà   les échéanciers ou étapes clés du projet précédemment approuvés ;

7.2.1.5. La fréquence à laquelle les rapports d'état ont été déposés conformément aux exigences du présent document de gouvernance informatique.

7.2.2. Facteurs qualitatifs .

7.2.2.1. Évaluation qualitative de l'état général du projet par le chef de projet.

7.2.2.2. Documentation fournie par l'organisme participant indiquant, signalant ou permettant de tirer une conclusion raisonnable   peut   être   dessiné   que la santé globale du projet est loin d'être optimale, voire qu'elle est en souffrance.